# Первичная настройка системы # Первичная настройка системы (пошаговый запуск) Этот раздел — для администратора, который первый раз открыл HUVIS и хочет быстро довести систему до рабочего состояния. Шаги идут в том порядке, в котором модули зависят друг от друга: нельзя создать курс без направления, нельзя разослать уведомление без шаблона. Названия пунктов меню в этом руководстве — **точно как в боковом меню HUVIS**. Пройдите шаги сверху вниз. После каждого шага проверяйте результат в системе. > **Перед началом:** войдите под административной ролью (**Manager**) — обычный работник не увидит часть пунктов меню. --- ## 1. Организация Первым делом нужно настроить свою организацию — её название, реквизиты, контакты. - **Где:** Настройки → Организации → [ваша организация] → Редактировать - **Что заполнить:** - Название - Регистрационный номер (рег. код юрлица) - Номер НСО (VAT / tax_id) — если плательщик НСО - Контактное имя, телефон, e-mail - Адрес (юридический адрес компании) - Расчётный счёт (IBAN) — для счетов - **Зачем это важно:** все сгенерированные счета и документы будут ссылаться на эти данные. Без корректного названия и рег. кода PDF-счета не пройдут бухгалтерскую проверку. --- ## 2. Адреса (физические здания) Адрес — это здание/филиал, в котором проходят занятия. К адресу привязываются кабинеты. - **Где:** **Учёба** → **Адреса**. - **Как создать:** 1. Нажмите **Создать / Добавить**. 2. Введите название адреса (например, «Стоматологов, 4» или название филиала). 3. Сохраните. - **Когда нужно:** у школы один главный адрес — создайте один. Несколько филиалов — по одному на каждый. --- ## 3. Кабинеты (помещения) Кабинет — конкретное помещение внутри адреса. На него заводится расписание. - **Где:** **Учёба** → **Кабинеты**. - **Как добавить:** 1. **Создать**. 2. Выберите **адрес** из списка (из шага 2). 3. Название кабинета (например, «Кабинет 101», «Зал танцев»). 4. Вместимость — опционально, используется визуально. 5. Сохраните. - **Проверка:** кабинет появился в списке. На странице курса в расписании можно будет выбрать этот кабинет. --- ## 4. Учителя (сотрудники) - **Где:** **Управление персоналом** → **Сотрудники**. - **Как добавить:** 1. **Создать / Добавить работника**. 2. Заполните **имя, фамилию, личный код (isikukood), e-mail, телефон**. 3. Назначьте **роль** — для учителя обычно *Worker* или *Teacher*. 4. Поставьте статус **Активный**. 5. Сохраните. - **После сохранения** система отправит письмо-приглашение работнику на вход через Smart-ID / Mobile-ID (если шаблон `worker_invite` настроен — см. шаг 8). - **Ассистент:** создаётся так же, но с ролью *Assistant* — в расписании можно будет указать его рядом с основным учителем. --- ## 5. Направления Направление — общая область (танцы, фортепиано, шахматы, программирование). - **Где:** **Курсы** → **Направления**. - **Как добавить:** 1. **Создать**. 2. Название (на всех поддерживаемых языках). 3. Сохраните. - **Зачем:** одно направление объединяет несколько специализаций. Например, направление «Танцы» содержит специализации «Балет», «Хип-хоп», «Бальные танцы». --- ## 6. Специализации Специализация — более узкое направление внутри направления. К ней привязываются конкретные курсы (группы). - **Где:** **Курсы** → **Специализации**. - **Как добавить:** 1. **Создать специализацию**. 2. Выберите **дисциплину** (из шага 5). 3. Название, описание. 4. (Опционально) шаблон договора, настройки биллинга по умолчанию — можно задать позже. 5. Сохраните. --- ## 7. Курс (группа) Курс — конкретная группа учеников с расписанием и учителем. Это основная сущность, по которой идёт учёт посещаемости, счета, заявления. - **Где:** **Курсы** → **Специализации** → [ваша специализация] → **Создать курс**. - **Что заполнить при создании:** - **Учебный год** — важно! Выберите тот же год, что указан в **Курсы** → **Настройки** → *Год для веб-регистрации*, иначе курс не появится в публичной форме. - **Название** (на всех языках). - **Даты начала и окончания курса**. - **Возрастные рамки** (min/max age) — опционально. - **Макс. кол-во студентов**, **лимит листа ожидания**. - Переключатели *Регистрация закрыта*, *Уведомлять преподавателей*, *Пробный урок* — по необходимости. После создания курса нужно поочерёдно заполнить вкладки: ### 7.1 Расписание - Вкладка **Расписание** курса → **Добавить блок**. - Для каждого блока: день недели, время начала/окончания, кабинет (из шага 3), учитель (из шага 4), ассистент (опционально). - Сохраните. Без расписания курс **не появится** в форме регистрации. ### 7.2 Цена - Вкладка **Цены** (или **Цена**). - Добавьте хотя бы один тариф: *ежемесячно / ежеквартально / за курс* + сумма в евро. - Можно завести несколько тарифов — пользователь выберет при регистрации. - Без цены курс тоже не появится в форме регистрации. ### 7.3 Шаблон заявления (договор) - Если не настроен дефолтный шаблон заявления — залейте docx через **Курсы** → **Настройки** → *Шаблоны заявлений* и пометьте как **По умолчанию**. - Без шаблона не получится сгенерировать PDF-договор для подписания. ### 7.4 Открытие регистрации Чтобы курс появился в публичной форме: 1. Переключатель *Регистрация закрыта* — **выключен**. 2. Поле *Дата начала регистрации* — пустое или уже наступило. 3. Курс, цена и расписание — заполнены. 4. Год курса совпадает с *Год для веб-регистрации* в **Курсы** → **Настройки**. Проверить: откройте публичную ссылку на регистрацию → курс должен быть в выпадающем списке. > Детальный чек-лист «курс не виден» см. в [03-courses.md](https://docs.huvis.ee/link/142#курс-создан-но-не-отображается-в-форме-регистрации). --- ## 8. Шаблоны писем Автоматические письма (приглашение работника, уведомление о заявлении, напоминание об оплате) рассылаются по шаблонам. Без шаблона соответствующее письмо не уйдёт. - **Где:** **Уведомления** → **Шаблоны**. - **Минимальный набор, который нужно заполнить сразу:** - **Общий HTML-шаблон** — общее оформление всех писем (шапка, подвал, логотип). - **Приглашение работника** (`worker_invite`) — иначе новые учителя не получат письмо на вход. - **Уведомление плательщика** (`payer_template_notification`) — письмо плательщику о созданном заявлении. - **Уведомление работника** (`worker_template_notification`) — письмо учителю о новом заявлении на курс. - **Оплата счёта** (`invoice_payment_templates`) — подтверждение оплаты / напоминание. - **Как редактировать:** нажмите на шаблон → отредактируйте текст, используя переменные в квадратных скобках (например, `[[STUDENT_NAME]]`, `[[COURSE_NAME]]`) → **Сохранить**. Кнопка **Предпросмотр** покажет как будет выглядеть. --- ## 9. SMTP (сервер исходящей почты) Без настроенного SMTP ни одно письмо не уйдёт. - **Где:** **Уведомления** → **Настройки** → вкладка **SMTP** (доступно только системному администратору платформы — обычному пользователю школы пункт не виден). - **Что заполнить:** host, port, username, password, шифрование (TLS/SSL), e-mail отправителя (*from_address*), имя отправителя (*from_name*). - **Проверка:** кнопка **Тест соединения** — если сервер ответит OK, SMTP настроен. --- ## 10. Уведомления при смене статуса заявления Когда статус заявления меняется (создано → отправлено → подписано → закрыто), система может автоматически писать плательщику и/или учителю. - **Где:** **Курсы** → **Настройки** → вкладка **Автоматизация**. - **Что настроить:** - Для каких статусов отправлять уведомление плательщику. - Для каких статусов отправлять уведомление работнику/ассистенту. - Задержка/напоминания (если заявление долго в статусе «создано» — напомнить через N дней). - **Зависит от:** шаблонов писем из шага 8 (должны существовать соответствующие шаблоны для каждого события). --- ## 11. Настройки биллинга (счета) Перед выставлением первого счёта нужно настроить как система их нумерует, какой шаблон PDF использует и когда рассылает. - **Где:** **Счета** → **Настройки счетов**. - **Что заполнить:** - **Шаблон номера счёта** (например, `[[YYYY]]-[[SEQ]]`). - **Шаблон имени PDF файла**. - **Режим выставления** — за прошлый месяц или за следующий. - **День генерации** и **час отправки**. - **Платёжный шлюз** (Montonio и т.д.) — заполняется администратором платформы. - **Шаблон PDF-счёта** (docx) — залейте файл и пометьте как основной. - **Проверка:** **Счета** → **Настройки счетов** → под номером примера шаблона нет красных сообщений, PDF-шаблон загружен. --- ## 12. Публичные ссылки на регистрацию Чтобы плательщики могли записываться на курсы с сайта школы — нужна публичная ссылка. - **Где:** **Настройки** → **Публичные ссылки**. - **Как создать:** 1. Нажмите **Создать ссылку**. 2. Тип: **Регистрация на курсы** или **Расписание**. 3. Метка (для себя, не видна пользователю). 4. **Сохранить**. - **Скопировать** сгенерированный URL и/или iframe-код → разместить на сайте школы. - Подробнее: [19-iframe-embed.md](19-iframe-embed.md). --- ## 13. Роли и права Если в школе несколько администраторов — настройте роли, чтобы каждому дать ровно нужные права. - **Где:** **Настройки** → **Роли**. - **Готовые роли:** Manager, Worker, Assistant, Student, Payer. - **Что можно кастомизировать:** внутри каждой роли — список прав (view/edit/delete по каждому модулю). - **Рекомендация:** Manager — основная рабочая роль администратора школы. Worker — учитель. Assistant — ассистент на курсах. Student и Payer назначаются автоматически при регистрации учеников и плательщиков. --- ## 14. Причины отчисления Справочник используется плательщиком, когда он закрывает заявление через личный кабинет. - **Где:** **Настройки** → **Настройки** → вкладка *Причины отчисления*. - **Что добавить:** 3–5 типовых причин на каждом языке организации (нет времени, смена места жительства, потеря интереса и т.п.). --- ## 15. Анкета при регистрации (опционально) Если хотите собирать дополнительные данные с плательщика/студента при подаче заявления (откуда узнали о школе, мед. ограничения, согласия на фото) — настройте анкету. - **Где:** **Учёба** → **Анкеты**. - Создайте дефолтную анкету → добавьте поля (текст, галочка, выпадающий список) → пометьте нужные обязательными. --- ## 16. Нерабочие (неучебные) дни Государственные праздники Эстонии импортируются автоматически при установке. Свои каникулы/выходные добавляйте вручную. - **Где:** **Учёба** → **Неучебные дни**. - Даты каникул → занятия в эти дни автоматически исключаются из расписания и не тарифицируются. --- ## Быстрый чек-лист Отметьте по мере настройки: - [ ] 1. Организация заполнена (название, рег. код, IBAN) - [ ] 2. Адреса созданы (**Учёба** → **Адреса**) - [ ] 3. Кабинеты созданы и привязаны к адресам (**Учёба** → **Кабинеты**) - [ ] 4. Сотрудники добавлены, роли назначены (**Управление персоналом** → **Сотрудники**) - [ ] 5. Направления созданы (**Курсы** → **Направления**) - [ ] 6. Специализации созданы (**Курсы** → **Специализации**) - [ ] 7. Хотя бы один курс создан (+ расписание + цена + шаблон) - [ ] 8. Минимальные шаблоны писем заполнены (**Уведомления** → **Шаблоны**) - [ ] 9. SMTP настроен, тест прошёл (**Уведомления** → **Настройки** → **SMTP**) - [ ] 10. Уведомления при смене статуса настроены (**Курсы** → **Настройки** → *Автоматизация*) - [ ] 11. Настройки счетов заполнены (**Счета** → **Настройки счетов**) - [ ] 12. Публичная ссылка создана (**Настройки** → **Публичные ссылки**) - [ ] 13. Роли розданы сотрудникам (**Настройки** → **Роли**) - [ ] 14. Справочник причин отчисления заполнен - [ ] 15. Анкета (если нужна) - [ ] 16. Неучебные дни добавлены (**Учёба** → **Неучебные дни**) После прохождения всех пунктов система готова к работе: можно принимать регистрации, выставлять счета, вести посещаемость.