Первичная настройка системы

Первичная настройка системы (пошаговый запуск) 
 Этот раздел — для администратора, который первый раз открыл HUVIS и хочет быстро довести систему до рабочего состояния. Шаги идут в том порядке, в котором модули зависят друг от друга: нельзя создать курс без направления, нельзя разослать уведомление без шаблона. 
 Названия пунктов меню в этом руководстве — точно как в боковом меню HUVIS . 
 Пройдите шаги сверху вниз. После каждого шага проверяйте результат в системе. 
 
 Перед началом: войдите под административной ролью ( Manager ) — обычный работник не увидит часть пунктов меню. 
 
 
 1. Организация 
 Первым делом нужно настроить свою организацию — её название, реквизиты, контакты. 
 
 Где: Настройки → Организации → [ваша организация] → Редактировать 
 Что заполнить: 
 
 Название 
 Регистрационный номер (рег. код юрлица) 
 Номер НСО (VAT / tax_id) — если плательщик НСО 
 Контактное имя, телефон, e-mail 
 Адрес (юридический адрес компании) 
 Расчётный счёт (IBAN) — для счетов 
 
 
 Зачем это важно: все сгенерированные счета и документы будут ссылаться на эти данные. Без корректного названия и рег. кода PDF-счета не пройдут бухгалтерскую проверку. 
 
 
 2. Адреса (физические здания) 
 Адрес — это здание/филиал, в котором проходят занятия. К адресу привязываются кабинеты. 
 
 Где: Учёба → Адреса . 
 Как создать: 
 
 Нажмите Создать / Добавить . 
 Введите название адреса (например, «Стоматологов, 4» или название филиала). 
 Сохраните. 
 
 
 Когда нужно: у школы один главный адрес — создайте один. Несколько филиалов — по одному на каждый. 
 
 
 3. Кабинеты (помещения) 
 Кабинет — конкретное помещение внутри адреса. На него заводится расписание. 
 
 Где: Учёба → Кабинеты . 
 Как добавить: 
 
 Создать . 
 Выберите адрес из списка (из шага 2). 
 Название кабинета (например, «Кабинет 101», «Зал танцев»). 
 Вместимость — опционально, используется визуально. 
 Сохраните. 
 
 
 Проверка: кабинет появился в списке. На странице курса в расписании можно будет выбрать этот кабинет. 
 
 
 4. Учителя (сотрудники) 
 
 Где: Управление персоналом → Сотрудники . 
 Как добавить: 
 
 Создать / Добавить работника . 
 Заполните имя, фамилию, личный код (isikukood), e-mail, телефон . 
 Назначьте роль — для учителя обычно Worker или Teacher . 
 Поставьте статус Активный . 
 Сохраните. 
 
 
 После сохранения система отправит письмо-приглашение работнику на вход через Smart-ID / Mobile-ID (если шаблон worker_invite настроен — см. шаг 8). 
 Ассистент: создаётся так же, но с ролью Assistant — в расписании можно будет указать его рядом с основным учителем. 
 
 
 5. Направления 
 Направление — общая область (танцы, фортепиано, шахматы, программирование). 
 
 Где: Курсы → Направления . 
 Как добавить: 
 
 Создать . 
 Название (на всех поддерживаемых языках). 
 Сохраните. 
 
 
 Зачем: одно направление объединяет несколько специализаций. Например, направление «Танцы» содержит специализации «Балет», «Хип-хоп», «Бальные танцы». 
 
 
 6. Специализации 
 Специализация — более узкое направление внутри направления. К ней привязываются конкретные курсы (группы). 
 
 Где: Курсы → Специализации . 
 Как добавить: 
 
 Создать специализацию . 
 Выберите дисциплину (из шага 5). 
 Название, описание. 
 (Опционально) шаблон договора, настройки биллинга по умолчанию — можно задать позже. 
 Сохраните. 
 
 
 
 
 7. Курс (группа) 
 Курс — конкретная группа учеников с расписанием и учителем. Это основная сущность, по которой идёт учёт посещаемости, счета, заявления. 
 
 Где: Курсы → Специализации → [ваша специализация] → Создать курс . 
 Что заполнить при создании: 
 
 Учебный год — важно! Выберите тот же год, что указан в Курсы → Настройки → Год для веб-регистрации , иначе курс не появится в публичной форме. 
 Название (на всех языках). 
 Даты начала и окончания курса . 
 Возрастные рамки (min/max age) — опционально. 
 Макс. кол-во студентов , лимит листа ожидания . 
 Переключатели Регистрация закрыта , Уведомлять преподавателей , Пробный урок — по необходимости. 
 
 
 
 После создания курса нужно поочерёдно заполнить вкладки: 
 7.1 Расписание 
 
 Вкладка Расписание курса → Добавить блок . 
 Для каждого блока: день недели, время начала/окончания, кабинет (из шага 3), учитель (из шага 4), ассистент (опционально). 
 Сохраните. Без расписания курс не появится в форме регистрации. 
 
 7.2 Цена 
 
 Вкладка Цены (или Цена ). 
 Добавьте хотя бы один тариф: ежемесячно / ежеквартально / за курс + сумма в евро. 
 Можно завести несколько тарифов — пользователь выберет при регистрации. 
 Без цены курс тоже не появится в форме регистрации. 
 
 7.3 Шаблон заявления (договор) 
 
 Если не настроен дефолтный шаблон заявления — залейте docx через Курсы → Настройки → Шаблоны заявлений и пометьте как По умолчанию . 
 Без шаблона не получится сгенерировать PDF-договор для подписания. 
 
 7.4 Открытие регистрации 
 Чтобы курс появился в публичной форме: 
 
 Переключатель Регистрация закрыта — выключен . 
 Поле Дата начала регистрации — пустое или уже наступило. 
 Курс, цена и расписание — заполнены. 
 Год курса совпадает с Год для веб-регистрации в Курсы → Настройки . 
 
 Проверить: откройте публичную ссылку на регистрацию → курс должен быть в выпадающем списке. 
 
 Детальный чек-лист «курс не виден» см. в 03-courses.md . 
 
 
 8. Шаблоны писем 
 Автоматические письма (приглашение работника, уведомление о заявлении, напоминание об оплате) рассылаются по шаблонам. Без шаблона соответствующее письмо не уйдёт. 
 
 Где: Уведомления → Шаблоны . 
 Минимальный набор, который нужно заполнить сразу: 
 
 Общий HTML-шаблон — общее оформление всех писем (шапка, подвал, логотип). 
 Приглашение работника ( worker_invite ) — иначе новые учителя не получат письмо на вход. 
 Уведомление плательщика ( payer_template_notification ) — письмо плательщику о созданном заявлении. 
 Уведомление работника ( worker_template_notification ) — письмо учителю о новом заявлении на курс. 
 Оплата счёта ( invoice_payment_templates ) — подтверждение оплаты / напоминание. 
 
 
 Как редактировать: нажмите на шаблон → отредактируйте текст, используя переменные в квадратных скобках (например, [[STUDENT_NAME]] , [[COURSE_NAME]] ) → Сохранить . Кнопка Предпросмотр покажет как будет выглядеть. 
 
 
 9. SMTP (сервер исходящей почты) 
 Без настроенного SMTP ни одно письмо не уйдёт. 
 
 Где: Уведомления → Настройки → вкладка SMTP (доступно только системному администратору платформы — обычному пользователю школы пункт не виден). 
 Что заполнить: host, port, username, password, шифрование (TLS/SSL), e-mail отправителя ( from_address ), имя отправителя ( from_name ). 
 Проверка: кнопка Тест соединения — если сервер ответит OK, SMTP настроен. 
 
 
 10. Уведомления при смене статуса заявления 
 Когда статус заявления меняется (создано → отправлено → подписано → закрыто), система может автоматически писать плательщику и/или учителю. 
 
 Где: Курсы → Настройки → вкладка Автоматизация . 
 Что настроить: 
 
 Для каких статусов отправлять уведомление плательщику. 
 Для каких статусов отправлять уведомление работнику/ассистенту. 
 Задержка/напоминания (если заявление долго в статусе «создано» — напомнить через N дней). 
 
 
 Зависит от: шаблонов писем из шага 8 (должны существовать соответствующие шаблоны для каждого события). 
 
 
 11. Настройки биллинга (счета) 
 Перед выставлением первого счёта нужно настроить как система их нумерует, какой шаблон PDF использует и когда рассылает. 
 
 Где: Счета → Настройки счетов . 
 Что заполнить: 
 
 Шаблон номера счёта (например, [[YYYY]]-[[SEQ]] ). 
 Шаблон имени PDF файла . 
 Режим выставления — за прошлый месяц или за следующий. 
 День генерации и час отправки . 
 Платёжный шлюз (Montonio и т.д.) — заполняется администратором платформы. 
 Шаблон PDF-счёта (docx) — залейте файл и пометьте как основной. 
 
 
 Проверка: Счета → Настройки счетов → под номером примера шаблона нет красных сообщений, PDF-шаблон загружен. 
 
 
 12. Публичные ссылки на регистрацию 
 Чтобы плательщики могли записываться на курсы с сайта школы — нужна публичная ссылка. 
 
 Где: Настройки → Публичные ссылки . 
 Как создать: 
 
 Нажмите Создать ссылку . 
 Тип: Регистрация на курсы или Расписание . 
 Метка (для себя, не видна пользователю). 
 Сохранить . 
 
 
 Скопировать сгенерированный URL и/или iframe-код → разместить на сайте школы. 
 Подробнее: 19-iframe-embed.md . 
 
 
 13. Роли и права 
 Если в школе несколько администраторов — настройте роли, чтобы каждому дать ровно нужные права. 
 
 Где: Настройки → Роли . 
 Готовые роли: Manager, Worker, Assistant, Student, Payer. 
 Что можно кастомизировать: внутри каждой роли — список прав (view/edit/delete по каждому модулю). 
 Рекомендация: Manager — основная рабочая роль администратора школы. Worker — учитель. Assistant — ассистент на курсах. Student и Payer назначаются автоматически при регистрации учеников и плательщиков. 
 
 
 14. Причины отчисления 
 Справочник используется плательщиком, когда он закрывает заявление через личный кабинет. 
 
 Где: Настройки → Настройки → вкладка Причины отчисления . 
 Что добавить: 3–5 типовых причин на каждом языке организации (нет времени, смена места жительства, потеря интереса и т.п.). 
 
 
 15. Анкета при регистрации (опционально) 
 Если хотите собирать дополнительные данные с плательщика/студента при подаче заявления (откуда узнали о школе, мед. ограничения, согласия на фото) — настройте анкету. 
 
 Где: Учёба → Анкеты . 
 Создайте дефолтную анкету → добавьте поля (текст, галочка, выпадающий список) → пометьте нужные обязательными. 
 
 
 16. Нерабочие (неучебные) дни 
 Государственные праздники Эстонии импортируются автоматически при установке. Свои каникулы/выходные добавляйте вручную. 
 
 Где: Учёба → Неучебные дни . 
 Даты каникул → занятия в эти дни автоматически исключаются из расписания и не тарифицируются. 
 
 
 Быстрый чек-лист 
 Отметьте по мере настройки: 
 
 1. Организация заполнена (название, рег. код, IBAN) 
 2. Адреса созданы ( Учёба → Адреса ) 
 3. Кабинеты созданы и привязаны к адресам ( Учёба → Кабинеты ) 
 4. Сотрудники добавлены, роли назначены ( Управление персоналом → Сотрудники ) 
 5. Направления созданы ( Курсы → Направления ) 
 6. Специализации созданы ( Курсы → Специализации ) 
 7. Хотя бы один курс создан (+ расписание + цена + шаблон) 
 8. Минимальные шаблоны писем заполнены ( Уведомления → Шаблоны ) 
 9. SMTP настроен, тест прошёл ( Уведомления → Настройки → SMTP ) 
 10. Уведомления при смене статуса настроены ( Курсы → Настройки → Автоматизация ) 
 11. Настройки счетов заполнены ( Счета → Настройки счетов ) 
 12. Публичная ссылка создана ( Настройки → Публичные ссылки ) 
 13. Роли розданы сотрудникам ( Настройки → Роли ) 
 14. Справочник причин отчисления заполнен 
 15. Анкета (если нужна) 
 16. Неучебные дни добавлены ( Учёба → Неучебные дни ) 
 
 После прохождения всех пунктов система готова к работе: можно принимать регистрации, выставлять счета, вести посещаемость.