Automatiseerimine

Avalduste automatiseerimine

Jaotis Kursused → Seaded → Automatiseerimine võimaldab automatiseerida kolme põhiprotsessi avaldustega töötamisel:

1. Automaatsaatmine — avalduste automaatne saatmine allkirjastamiseks
2. Meeldetuletused — meeldetuletuste saatmine allkirjastamata avalduste kohta (e-post või SMS)
3. Automaatne tühistamine — avalduste automaatne tühistamine, mida ei allkirjastatud tähtajaks

Märkus: Automatiseerimine töötab iga organisatsiooni jaoks eraldi. Ühe organisatsiooni seaded ei mõjuta teisi.

Kuidas avada automatiseerimise seaded

1. Minge külgmenüüs Kursused → Seaded.
2. Valige navigatsioonipaneelis vaheleht Automatiseerimine.

Juurdepääsuõigus: Vaatamiseks on vajalik õigus course.setting.view, muutmiseks — course.setting.edit.

Automaatsaatmine

Automaatsaatmine saadab avalduse maksjale automaatselt allkirjastamiseks pärast seadistatavat viivitust.

Kuidas see töötab

Kui õpilane (või administraator) loob avalduse kursusele, saab see staatuse Loodud. Ilma automatiseerimiseta peab administraator iga avalduse puhul käsitsi vajutama „Saada". Automaatsaatmine teeb seda automaatselt.

Protsess:

1. Avaldus luuakse → staatus Loodud
2. Möödub määratud arv päevi
3. Süsteem automaatselt:
   • Genereerib avalduse PDF-dokumendi (kursuse malli järgi)
   • Muudab staatuse Saadetud
   • Saadab maksjale teavituse (kursuse teavitusmalli järgi)

Seadistamine

1. Lülitage lüliti „Automaatsaatmine sisse lülitatud" sisse.
2. Märkige viivitus päevades — mitu päeva oodata pärast avalduse loomist enne automaatset saatmist.
3. Vajutage Salvesta.

Tähtis: Automaatsaatmise korrektseks toimimiseks peab kursusel olema seadistatud avalduse mall (vaheleht „Mall" kursuse lehel). Kui mall puudub, jäetakse selle kursuse automaatsaatmine logi kirjega vahele.

Millal automaatsaatmine EI toimi

• Avaldusel on juba teine staatus (mitte „Loodud") — näiteks administraator saatis selle varem käsitsi
• Kursusel pole seadistatud avalduse malli
• Toimus PDF-i genereerimise viga (kirjutatakse logi)

Meeldetuletused

Meeldetuletused võimaldavad automaatselt teavitada maksjaid avaldustest, mis on saadetud allkirjastamiseks, kuid mida pole veel allkirjastatud. Saate seadistada mitu reeglit erinevate viivituste ja kohaletoimetamiskanalitega.

Kuidas see töötab

1. Avaldus saadetud → staatus Saadetud
2. Möödub määratud arv päevi (saatmiskuupäevast)
3. Süsteem saadab meeldetuletuse valitud kanali kaudu (e-post või SMS)
4. Iga konkreetne meeldetuletus saadetakse iga avalduse puhul üks kord

Näitestsenaarium

Seadistasite kolm meeldetuletust:

Mis juhtub:

• Päev 3: Maksja saab e-posti meeldetuletuse
• Päev 7: Teine e-posti meeldetuletus
• Päev 10: SMS-meeldetuletus
• Kui maksja allkirjastas avalduse päeval 5 — teist ja kolmandat meeldetuletust EI saadeta (staatus muutus)

Meeldetuletuse seadistamine

1. Vajutage nuppu „Lisa meeldetuletus".
2. Täitke väljad:

3. Vajutage Salvesta.

Meeldetuletuse kustutamine

• Vajutage meeldetuletuse kõrval nuppu „Kustuta".
• Meeldetuletus desaktiveeritakse. Juba saadetud meeldetuletusi tagasi ei kutsuta.

Mallide muutujad

Meeldetuletuse tekstis (ja e-posti teemas) saab kasutada muutujaid topelt nurksulgudes. Saatmisel asendatakse need automaatselt tegelike andmetega.

Tõstutundlikkust pole: [[STUDENT_FIRST_NAME]] ja [[student_first_name]] töötavad ühtemoodi.

CANCELLATION_DATE: Arvutatakse kui saatmiskuupäev + päevad automaatse tühistamiseni. Kui automaatne tühistamine on välja lülitatud — on tühi string.

Meeldetuletuse teksti näide

Eesti keeles:

Lugupeetud [[PARENT_FIRST_NAME]] [[PARENT_LAST_NAME]],

tuletame meelde, et õpilase [[STUDENT_FIRST_NAME]] [[STUDENT_LAST_NAME]]
avaldus kursusele [[COURSE_NAME]] ootab allkirjastamist.

Avaldus loodi [[APPLICATION_DATE]].
Palun allkirjastage enne [[CANCELLATION_DATE]], vastasel juhul avaldus tühistatakse.

Kanalite eripärad

E-post

• Saaja: maksja e-post (Party profiilist või Payer kirjest)
• Kui e-post puudub — meeldetuletus jäetakse vahele
• Teema on iga keele jaoks kohustuslik

SMS

• Saaja: maksja telefon → kui puudub, õpilase telefon
• Kui telefon puudub — meeldetuletus jäetakse vahele
• Tähemärgi piirang:
  • Ladina tähestik: 160 tähemärki = 1 SMS
  • Kirillitsa: 70 tähemärki = 1 SMS
  • Limiidi ületamisel jagatakse sõnum mitmeks SMS-iks
• Tähemärgi loendur kuvatakse tekstivälja all reaalajas
• Teemat SMS-is ei kasutata

Meeldetuletuse keel

Teksti keel määratakse maksja lang välja järgi. Kui keel pole määratud — kasutatakse süsteemi vaikekeelt. Seetõttu on oluline täita meeldetuletuse tekst kõigis saadaolevates keeltes.

Automaatne tühistamine

Automaatne tühistamine tühistab automaatselt avaldused, mis on saadetud allkirjastamiseks, kuid mida pole määratud aja jooksul allkirjastatud.

Kuidas see töötab

1. Avaldus staatuses Saadetud
2. Möödub määratud arv päevi (saatmiskuupäevast)
3. Süsteem automaatselt:
   • Muudab staatuse Tühistatud
   • Saadab maksjale teavituse standardse tühistamismalli järgi (kursuse seadetest)

Seadistamine

1. Lülitage lüliti „Automaatne tühistamine sisse lülitatud" sisse.
2. Märkige päevade arv pärast saatmist — mitu päeva pärast avalduse saatmist see tühistatakse (vähemalt 1).
3. Vajutage Salvesta.

Tähtis: Tühistamise teavitus saadetakse standardse tühistamismalli järgi, mis on seadistatud Kursused → [Kursus] → vaheleht „Mall" (mall staatuse „Tühistatud" jaoks). Meeldetuletuste teksti EI kasutata.

Koostoime meeldetuletustega

Automaatne tühistamine ja meeldetuletused töötavad sõltumatult. Soovitatud seadistus — meeldetuletused peaksid olema enne tühistamist:

Nii saab maksja kolm meeldetuletust enne avalduse tühistamist.

Töötlemise ajakava

Automatiseerimist töödeldakse iga tund. See tähendab:

• Pärast avalduse loomist võib mööduda kuni 1 tund enne automaatset saatmist (viivitusega 0 päeva)
• Meeldetuletusi ja tühistamist kontrollitakse igatunniselt
• Kõik toimingud sooritatakse üks kord — korduv töötlemine ei loo duplikaate

Tehniline detail: Käsk automation:process-applications käivitatakse iga tund kaitsega paralleelse käivituse eest (withoutOverlapping). Töötlemise aeg sõltub organisatsioonide ja avalduste arvust.

Logid ja seire

Kõik automatiseerimise toimingud salvestatakse kohta Seaded → Logid. Saate jälgida:

• Edukad saatmised: kirje tüübiga AUTOMATION_AUTO_SEND
• Saadetud meeldetuletused: kirje tüübiga AUTOMATION_REMINDER
• Tühistamised: kirje tüübiga AUTOMATION_AUTO_CANCEL
• Vead: kirje tüübiga AUTOMATION_FAILED — sisaldab vea kirjeldust

Probleemide korral (näiteks meeldetuletusi ei saadeta) kontrollige logisid AUTOMATION_FAILED kirjete olemasolu suhtes.

Tüüpilised vigade põhjused

Seadistamise soovitused

Põhiseadistus

Enamiku organisatsioonide jaoks on soovitatav:

1. Automaatsaatmine: sisse lülitatud, viivitus 0 päeva (kohene saatmine)
2. 1. meeldetuletus: e-post 3 päeva pärast saatmist
3. 2. meeldetuletus: e-post 7 päeva pärast saatmist
4. 3. meeldetuletus: SMS 12 päeva pärast saatmist
5. Automaatne tühistamine: sisse lülitatud, 14 päeva pärast saatmist

Viivitusega kontrolliks

Kui administraator soovib avaldusi enne saatmist kontrollida:

1. Automaatsaatmine: sisse lülitatud, viivitus 1 päev (annab aega kontrollimiseks)
2. Meeldetuletused ja tühistamine: nagu põhiseadistuses

Ainult meeldetuletused (ilma automaatsaatmiseta)

Kui saatmine peab jääma käsitsi tehtavaks:

1. Automaatsaatmine: välja lülitatud
2. Meeldetuletused: seadistatud (töötavad käsitsi saadetud avalduste jaoks)
3. Automaatne tühistamine: soovi korral

Korduma kippuvad küsimused

Mis juhtub, kui ma lülitan sisse automaatsaatmise — kas ka vanad avaldused saadetakse?

Jah. Järgmisel töötlemise käivitamisel saadetakse kõik „Loodud" staatuses avaldused, mille vanus ületab viivituse. Kui te ei soovi vanu avaldusi saata — töödelge need kõigepealt käsitsi.

Kas meeldetuletust saab saata korraga nii e-posti kui ka SMS-i teel?

Jah. Looge kaks meeldetuletuse reeglit sama viivitusega, kuid erinevate kanalitega.

Mis juhtub, kui maksja allkirjastab avalduse meeldetuletuste vahel?

Meeldetuletust ei saadeta, kuna avalduse staatus muutub „Saadetud"-st „Allkirjastatud"-uks. Süsteem kontrollib staatust iga käivitamise ajal.

Kas konkreetse avalduse automaatset tühistamist saab tühistada?

Spetsiaalset mehhanismi tühistamiseks pole. Kuid kui administraator muudab avalduse staatust käsitsi (näiteks sulgeb selle) enne tühistamise töötamist — automaatset tühistamist ei toimu.

Kui sageli automatiseerimist kontrollitakse?

Iga tund. Täpne aeg sõltub Laraveli ajakava seadistusest.

Muutuja [[CANCELLATION_DATE]] näitab tühja väärtust — miks?

Veenduge, et automaatne tühistamine on sisse lülitatud ja on määratud päevade arv. Tühistamise kuupäev arvutatakse kui: saatmiskuupäev + päevad tühistamiseni. Kui automaatne tühistamine on välja lülitatud, on muutuja tühi.

Kas seadete muutmine mõjutab juba saadetud meeldetuletusi?

Ei. Juba saadetud meeldetuletusi ja tehtud tühistamisi tagasi ei kutsuta. Muudatused mõjutavad ainult tulevasi toiminguid.