Teavitused

Teavitused ja saatmised

Selles jaotises kirjeldatakse tööd teavitustega: massisaatmine, saadetud sõnumite ajaloo vaatamine, kirjade mallide ja posti parameetrite seadistamine.

Massisaatmine

Massisaatmine võimaldab saata kirja korraga mitmele saajale.

Saatmise loomine

1. Minge peamenüüs jaotisesse Teavitused.
2. Valige punkt Massisaatmine.
3. Ekraanile avaneb saatmise loomise vorm.

Saatmise vormi täitmine

1. Täitke väljad:
   • Kirja pealkiri — sisestage sõnumi pealkiri.
   • Saajad — valige saajate rühm (töötajad, õpilased, maksjad) või sisestage aadressid käsitsi.
   • Kirja tekst — sisestage sõnumi tekst. Kasutage redaktorit vormindamiseks.
   • Manused — vajadusel lisage failid.
2. Vajutage Saada.

Teavituste loend

1. Minge jaotisesse Teavitused > Loend.
2. Ekraanile kuvatakse kõigi saadetud teavituste ajalugu.
3. Iga teavituse kohta on näidatud: saatmise kuupäev, pealkiri, saaja, kohaletoimetamise staatus.
4. Üksikasjade vaatamiseks vajutage teavitusele.

Kirjade mallid

Mallid võimaldavad seadistada automaatsete kirjade sisu, mida süsteem saadab erinevate sündmuste korral.

Saadaolevad mallid

Süsteemis on mallid järgmistele teavituste tüüpidele:

• Parooli lähtestamine — kiri parooli taastamise lingiga.
• Töötaja kutse — kiri, mis kutsub uue töötaja HUVISesse sisse logima Smart-ID või Mobiil-ID kaudu. Muutujad: [[WORKER_NAME]], [[LINK]]. Parooli lähtestamist enam ei kasutata, seega standardmallis pole [[RESET_LINK]] — kui organisatsioon on paroolisisenemise sisse lülitanud, saate selle malliredaktoris käsitsi lisada.
• Maksja teavitused — kirjad maksjatele muudatuste, arvete jms kohta.
• Kursuse sulgemine — teavitus kursuse lõpetamise kohta.
• Arve tasumine — makse kinnitus või meeldetuletus võla kohta.
• Arve tasumise meeldetuletus — päevade arvu seadistus, millal saata meeldetuletus pärast tähtaega.
• Arvete genereerimise aruanne — automaatne teavitus administraatoritele pärast arvete genereerimist arvu ja kogusummaga.
• Puhkuseavaldused — teavitused esitatud ja kooskõlastatud avalduste kohta.
• Tunniplaani muudatused — teavitused tunniplaani muudatuste kohta.

Malli muutmine

1. Minge jaotisesse Teavitused > Mallid.
2. Valige loendist vajalik mall.
3. Muutke malli teksti. Kasutage muutujaid (tähistatud looksulgudega) andmete asendamiseks: saaja nimi, kuupäev, link jne.
4. Vajutage Salvesta.

Malli eelvaade

1. Avage vajalik mall.
2. Vajutage nuppu Eelvaade.
3. Süsteem kuvab, kuidas kiri saajale välja näeb.

SMTP seaded

Seadistatakse platvormi administraatori poolt — tavakasutajale see osa ei ole nähtav. Vaikeväärtused täidetakse paigaldamisel. Saatja vaikimisi nimi: Infosüsteem Huvis.

1. Minge jaotisesse Teavitused > Seaded.
2. Avaneb vaheleht SMTP väljuva posti serveri parameetritega:
   • SMTP-host — SMTP serveri aadress (näiteks smtp.gmail.com).
   • Port — ühenduse port (tavaliselt 587 TLS-ile või 465 SSL-ile).
   • Kasutajanimi — SMTP serveri login.
   • Parool — SMTP serveri parool. Jätke väli tühjaks, et säilitada varem sisestatud parool.
   • Krüpteerimine — TLS, SSL või Puudub.
   • Saatja e-post — aadress, mille nimelt kirju saadetakse.
   • Saatja nimi — nimi, mida saaja näeb.
3. Täitke kõik kohustuslikud väljad ja vajutage Salvesta.

SMTP seaded rakenduvad kohe järgmistele väljuvatele kirjadele. Kui SMTP pole seadistatud, siis kirjade saatmine ei tööta — süsteem teavitab administraatorit.

Kasulikke nõuandeid

• Enne massisaatmist kontrollige saajate loendit, et vältida saatmist ebasoovitavatele aadressaatidele.
• Kasutage mallide eelvaadet veendumaks, et muutujad kuvatakse korrektselt.
• Kontrollige regulaarselt teavituste loendit kohaletoimetamise vigade osas.