Skip to main content

Заявления

Управление заявлениями

Заявления — это основной механизм записи студентов на курсы. Заявление можно создать вручную (администратор) или через публичную форму регистрации (плательщик/студент). Описание публичной регистрации: 03-courses.md → Публичная регистрация.

Статусы заявлений

Каждое заявление проходит через определённые этапы:

Статус Описание
Лист ожидания Места на курсе заняты, студент ожидает освобождения
Создано Заявление создано, ожидает обработки
Отправлено Документ отправлен плательщику на подписание
Подписано Договор подписан, студент зачислен
Закрыто Обучение завершено или студент отчислен
Аннулировано Заявление отменено до подписания
Пробный урок Студент записан на пробное занятие, ожидается подтверждение

Жизненный цикл заявления

Регистрация → [Создано] → Отправлено → Подписано → Закрыто
                  │              │
                  │              └─→ Аннулировано (отмена до подписания)
                  │
                  └─→ Лист ожидания (если нет мест)
                        └─→ Создано (при освобождении места)

Пробный урок → [Пробный] → Подтверждение → [Создано] → …
                          → Отказ → [Закрыто]

Номер заявления

Каждому заявлению автоматически присваивается номер (например, 2025/42). Формат номера настраивается организацией.

Формат по умолчанию

Учебный год / ID заявления → 2025/42

Настройка формата

Администратор может изменить формат номера:

  1. Перейдите в Курсы → Настройки.
  2. Выберите вкладку Avalduse mall (Шаблон заявления).
  3. Внизу страницы найдите блок Avalduse numbri mall (Шаблон номера заявления).
  4. Введите шаблон с переменными и нажмите Сохранить.
  5. Справа от поля отображается живой предпросмотр — как будет выглядеть номер.

Доступные переменные:

Переменная Что подставляется Пример
[[ACADEMIC_YEAR]] Учебный год курса 2025
[[YYYY]] Календарный год 2026
[[YY]] Год (2 цифры) 26
[[MM]] Месяц 03
[[SEQ]] Порядковый номер 0042
[[ID]] ID заявления 42
[[COURSE]] Название курса Klaveriõpe
[[STUDENT_CODE]] Личный код студента 50301040740
[[STUDENT_NAME]] Имя студента Mari Tamm

Примеры:

  • [[ACADEMIC_YEAR]]/[[SEQ]] → 2025/0042 (учебный год + порядковый номер)
  • [[YYYY]]-[[SEQ]] → 2026-0042 (календарный год + порядковый номер)
  • [[SEQ]] → 0042 (только номер)

Важно: Изменение шаблона влияет только на новые заявления. Существующие номера не меняются.

Примечание: В DOCX-шаблонах доступны две переменные:

  • [[APPLICATION_ID]] — уникальный ID заявления из базы данных (число, например 42)
  • [[APPLICATION_NUMBER]] — номер заявления по шаблону (например 2025/0042)

Используйте [[APPLICATION_NUMBER]] для отображения номера договора в документах.

Список заявлений

Перейдите в Курсы → Заявления.

Фильтрация по статусу

Вверху страницы расположены вкладки по статусам: Лист ожидания, Создано, Отправлено, Подписано, Закрыто, Аннулировано. Рядом с каждой вкладкой показано количество заявлений.

Фильтры и поиск

  • Курс — выпадающий список для фильтрации по конкретному курсу
  • Студент — поиск по имени студента
  • Плательщик — поиск по имени плательщика

Столбцы таблицы

Столбец Описание
Номер Номер заявления (формат настраивается, см. выше)
Студент Имя и фамилия
Плательщик Имя и фамилия
Курс Название курса
Дата создания Когда заявление было создано
Дата первого урока С какой даты студент присоединяется
Дополнительные Зависят от выбранной вкладки: дата отправки, подписания, закрытия

Все столбцы сортируемые. Нажмите на заголовок столбца для сортировки.

Экспорт

Кнопка Экспорт позволяет скачать таблицу в формате XLSX (текущая страница или все записи).

Видимость

  • Работники видят только заявления по своим курсам (где они преподаватель или ассистент).
  • Менеджеры видят все заявления организации.

Создание заявления (администратор)

  1. Перейдите в Курсы → Добавить заявление (или кнопка «Создать» на странице списка).
  2. Заполните форму:

Блок «Курс»

  • Курс — выберите из выпадающего списка. После выбора появятся доступные тарифы.
  • Тариф — выберите вариант оплаты (например, ежемесячная, 3 месяца, полугодовая). Радиокнопки с ценами.

Блок «Студент»

  • Личный код — начните вводить. Система автоматически ищет студентов по коду.
  • Если студент найден, поля имя/фамилия заполнятся автоматически.
  • Если не найден, заполните Имя, Фамилию и контактные данные — студент будет создан.
  • Адрес, Телефон, Email — видимость зависит от настроек.

Блок «Плательщик»

  • Аналогично студенту: поиск по личному коду или создание нового.
  • Можно привязать существующего плательщика.

Дополнительные поля

  • Дата первого урока — с какой даты студент начинает посещать. Влияет на расчёт стоимости (проратирование).
  • Статус — можно выбрать начальный статус (по умолчанию: Создано).
  1. Нажмите Сохранить.

Что происходит при сохранении:

  • Создаётся запись студента (если нового) и плательщика
  • Создаётся запись Party (билинговая сущность) для плательщика
  • Если нет мест и включён лист ожидания → статус «Лист ожидания»
  • Проверяется дубликат: у студента не может быть двух активных заявлений на один курс
  • Если включены уведомления преподавателей → им отправляется email

Страница заявления (детали)

Нажмите на заявление в списке для открытия детальной страницы. Страница разделена на несколько блоков.

Блок «Данные студента / плательщика / курса»

Три колонки:

Студент:

  • Имя, фамилия (редактируемые inline)
  • Личный код, возраст
  • Адрес, телефон, email

Плательщик:

  • Имя, фамилия (редактируемые inline)
  • Личный код
  • Адрес, телефон, email
  • Индикатор «Братья/сёстры» — ссылка на другие заявления этого плательщика

Курс:

  • Название (ссылка на страницу курса)
  • Активные тарифы
  • Расписание (сетка 7 дней: время, кабинет, онлайн-индикатор)

Блок «Статус и даты»

  • Статус — цветной бейдж текущего статуса
  • Индикатор перевода — если заявление переведено, показана ссылка на новое заявление
  • Номер ссылки — при включённом модуле счетов
  • Ссылка на конференцию — при включённом модуле конференций (с кнопкой копирования)

Даты:

Дата Описание Действие
Дата создания Когда заявление было создано —
Дата первого урока С какого урока студент присоединяется Редактирование (кнопка ✏️)
Дата отправки Когда документ был отправлен Повторная отправка (кнопка)
Дата подписания Когда договор был подписан Отметить как подписанное (кнопка)
Дата закрытия Когда заявление было закрыто Редактирование
Дата последнего урока Последний оплачиваемый урок Для закрытых заявлений

Информация о пробном уроке (если заявление пробное):

  • Дата пробного урока
  • Статус: подтверждено / отклонено / ожидает решения
  • Кнопки Подтвердить и Отклонить (если ожидает)

Информация о листе ожидания (если статус «Лист ожидания»):

  • Позиция в очереди
  • Кнопка Активировать

Принудительная смена статуса:

  • Выпадающий список с доступными статусами + кнопка Сохранить
  • Доступно для всех статусов кроме «Закрыто» и «Аннулировано»

Блок «Цена и скидки»

Цена:

  • Базовая цена (перечёркнута, если есть скидка)
  • Итоговая сумма к оплате
  • Частота оплаты (ежемесячно, 3 мес. и т.д.)
  • Размер скидки

Скидки:

  • Список активных скидок (зелёный фон): название, значение, срок действия
  • Кнопки: закрыть скидку (установить дату окончания) / удалить
  • Неактивные скидки (сворачиваемый блок)
  • Кнопка Добавить скидку (для статусов Создано / Отправлено)

Счета (при включённом модуле):

  • Кнопки: Генерировать счёт, Пересчитать, Наличная оплата, Добавить начисление
  • Таблица счетов: номер, сумма, дата оплаты, статус, дата оплаты
  • Статус каждого счёта цветным бейджем

Блок «Файлы»

  • Последние 4 файла с информацией: кто загрузил, название, назначение (бейдж), дата
  • Кнопки: скачать, предпросмотр
  • Ссылка Показать все файлы
  • Кнопка Загрузить файл

Назначения файлов:

Бейдж Назначение
Документ на подпись PDF, сгенерированный из шаблона и отправленный плательщику
Подписанный документ Загруженный подписанный договор
Файл заявления Пользовательский файл

Действия с заявлением

Предпросмотр и отправка документа

Это ключевое действие для отправки договора плательщику.

  1. Нажмите кнопку Предпросмотр на странице заявления.
  2. Система генерирует PDF из шаблона заявления (настраивается на вкладке «Шаблон» курса).
  3. PDF отображается в модальном окне.
  4. Доступно два действия:
Действие Что происходит Email
Сохранить Файл сохраняется к заявлению с назначением «Документ на подпись». Статус → Отправлено. Нет
Отправить Файл сохраняется. Статус → Отправлено. Плательщику отправляется email с PDF во вложении. Да

Важно: разница между «Сохранить» и «Отправить».

  • Сохранить — документ только прикрепляется к заявлению, плательщик не получает email. Полезно, если вы хотите передать документ лично.
  • Отправить — документ прикрепляется И плательщик получает email с PDF. Шаблон email настраивается в разделе «Шаблон» курса (для статуса «Отправлено»). Письмо добавляется в очередь отправки и обрабатывается фоновым процессом.

Повторная отправка

Кнопка Отправить повторно рядом с датой отправки:

  • Отправляет последний сохранённый документ (с назначением «Документ на подпись») на email плательщика.
  • Статус заявления не меняется.
  • Используется шаблон email, соответствующий текущему статусу заявления.

Отметить как подписанное

  1. Нажмите кнопку Подписано рядом с датой подписания.
  2. В модальном окне укажите дату подписания.
  3. Выберите, что делать с подписанным документом:

Если к заявлению уже прикреплены файлы, доступны три режима (переключатель):

Режим Что происходит
Без файла Заявление подписывается без привязки документа
Выбрать загруженный файл Выбираете один из уже прикреплённых к заявлению файлов — его назначение меняется на «Подписанный документ»
Загрузить новый файл Загружаете новый документ с компьютера (назначение «Подписанный документ»)

Если файлов ещё нет — показывается только поле загрузки, и оно необязательно: можно подписать заявление и без файла.

  1. Нажмите Сохранить.

Что происходит: Статус → Подписано (для пробного урока в статусе «Отправлено» — фиксируется подписание договора). Привязка/пометка файла и смена статуса выполняются атомарно — заявление не останется с «подписанным» файлом при неподписанном статусе. Если настроены счета — начинается процесс биллинга.

Доступ: Действие требует права «Редактирование заявления» (course.application.edit). В режиме «Выбрать загруженный файл» система проверяет, что выбранный файл действительно принадлежит этому заявлению.

Изменение даты первого урока

  1. Нажмите ✏️ рядом с «Дата первого урока».
  2. Выберите дату в календаре.
  3. Нажмите Сохранить.

Последствие: Дата первого урока используется как дата зачисления (enrollment_date) для расчёта проратирования стоимости. Изменение влияет на будущие счета.

Изменение даты зачисления

  1. Нажмите ✏️ рядом с «Дата зачисления» в блоке Lisainfo.
  2. Выберите дату в календаре.
  3. Нажмите Сохранить.

Назначение: Дата зачисления определяет начало периода обучения для расчёта стоимости и проратирования. При создании заявления автоматически заполняется из даты первого урока. Если дата не установлена — генерация счетов невозможна.

Изменение даты последнего урока

  1. Нажмите ✏️ рядом с «Дата последнего урока» в блоке Lisainfo.
  2. Выберите дату в календаре.
  3. Нажмите Сохранить.

Назначение: Дата последнего урока ограничивает период обучения. Если дата в прошлом — система не сможет создать счёт за текущий период. Обычно устанавливается автоматически из date_end курса при подписании.

Изменение тарифа

  1. Нажмите ✏️ рядом с блоком цены.
  2. В модальном окне выберите новый тариф из доступных.
  3. Нажмите Сохранить.

Последствие: Пересчитываются все будущие счета. Уже выставленные счета (ISSUED/SENT/PAID) не изменяются.

Закрытие заявления

  1. Нажмите кнопку Закрыть.
  2. В модальном окне:
    • Дата закрытия — по умолчанию сегодня.
    • Дата последнего урока (для подписанных заявлений) — ограничена датами расписания.
  3. Нажмите Подтвердить.

Что происходит:

  • Если статус Создано/Отправлено → статус меняется на Аннулировано (отмена до подписания)
  • Если статус Подписано → статус меняется на Закрыто (завершение обучения)
  • Система вычисляет дату последнего урока из расписания курса
  • Если включён модуль счетов → пересчитываются счета (cutoff), будущие запланированные счета удаляются

Перевод на другой курс

  1. Нажмите Перевести.
  2. Выберите новый курс.
  3. При необходимости выберите новый тариф и дату начала.

Что происходит:

  • Если курс в той же специализации с совместимым тарифом → заявление переключается на новый курс
  • Если специализация или тариф отличаются → текущее заявление закрывается, создаётся новое с привязкой (transferred_to_id)
  • Активные скидки копируются на новое заявление
  • На странице старого заявления появляется ссылка на новое

Заявления, созданные при копировании курса

При копировании курса в режиме «Создать новые заявки» система создаёт новые заявления на новом курсе. На странице каждого такого заявления видна ссылка «Создано на основе заявления #N» — нажмите, чтобы перейти к исходному заявлению на старом курсе.

Исходные заявления на старом курсе при этом не меняются — сохраняют прежний статус.

При копировании в режиме «Перенести» заявки переносятся на новый курс, а на старом курсе в заявлении появляется ссылка на новое (аналогично обычному переводу).

Предупреждение о учебном годе: Если вы открыли заявление, а его курс относится к другому учебному году, чем выбранный в верхней панели — вверху страницы появится жёлтое предупреждение. Это нормально — просто переключите год в верхней панели на нужный.

Принудительная смена статуса

Выпадающий список в блоке статуса позволяет вручную перевести заявление в любой статус.

Переход Что происходит
→ Создано Очищаются даты отправки, подписания, закрытия
→ Отправлено Устанавливается дата отправки
→ Подписано Устанавливается дата подписания
→ Закрыто Устанавливается дата закрытия, вычисляется дата последнего урока
→ Аннулировано Устанавливается дата закрытия
→ Лист ожидания Очищаются все даты
→ Пробный Устанавливается is_trial=true, создаётся запись пробного урока

Внимание: При переходе из «Пробный» в другой статус автоматически удаляются данные пробного урока и неоплаченные trial-счета.

Активация из листа ожидания

Кнопка Активировать на заявлении со статусом «Лист ожидания»:

  • Статус → Создано
  • Отправляются уведомления: работникам и плательщику (шаблон «Активация из листа ожидания»)

Управление скидками

Добавление скидки

  1. Нажмите Добавить скидку в блоке цены.
  2. В модальном окне доступно три варианта (взаимоисключающие):

Вариант 1 — Выбрать существующую скидку:

  • Выпадающий список доступных скидок из справочника (тип и значение: «-15.50%» или «-25.00 €»).

Вариант 2 — Указать индивидуальную цену:

  • Введите итоговую цену. Система автоматически создаст скрытую скидку на разницу.

Вариант 3 — По количеству уроков (если в неделю > 1 урока):

  • Укажите, сколько уроков в неделю студент посещает.
  • Система рассчитает процент скидки: (всего - посещает) / всего × 100.

  1. Период действия (необязательно):

    • Дата начала — с какой даты скидка начинает действовать
    • Дата окончания — до какой даты скидка действует

  2. В реальном времени отображается расчёт итоговой цены с учётом скидки.

  3. Нажмите Сохранить.

Последствия:

  • Все будущие счета пересчитываются автоматически
  • Если заявление в статусе «Отправлено» или «Подписано» — появится предупреждение о необходимости повторного подписания

Закрытие скидки

  1. Нажмите кнопку закрытия (×) рядом со скидкой.
  2. Укажите дату окончания (по умолчанию — сегодня).
  3. Нажмите Сохранить.

Что происходит: Скидка мягко удаляется (soft-delete) с указанной даты. Счета пересчитываются. Аудиторский след сохраняется.

Удаление скидки

Кнопка удаления полностью убирает скидку (soft-delete). Счета пересчитываются.

Массовая отправка на подписание

Для одновременной отправки документов по нескольким заявлениям:

  1. Перейдите в список заявлений.
  2. Нажмите Массовая отправка.
  3. Можно выбрать конкретный курс или все курсы.
  4. Система запускает фоновый процесс:
    • Для каждого заявления со статусом «Создано» генерируется PDF
    • PDF отправляется плательщику
    • Статус → Отправлено
  5. Прогресс отображается в реальном времени на странице.

Внимание: Массовая отправка обрабатывается в фоновом режиме (через очередь). При большом количестве заявлений процесс может занять несколько минут.

Загрузка файлов

  1. На странице заявления нажмите Загрузить файл.
  2. Выберите файл на компьютере.
  3. Файл будет прикреплён к заявлению с назначением «Файл заявления».

Примечание: Загрузка файла только сохраняет его в системе. Файл не отправляется плательщику автоматически. Для отправки используйте функцию «Предпросмотр → Отправить».

Прикрепление вложения из письма

Если плательщик прислал документ (например, подписанный договор или справку) на почту, файл можно прикрепить к заявлению прямо из почтового клиента, не скачивая его на компьютер.

  1. Откройте письмо в разделе Почта.
  2. У нужного вложения нажмите кнопку 📁 «Прикрепить к заявлению».
  3. В открывшемся окне введите номер заявления или имя студента (минимум 2 символа) и выберите заявление из списка.
  4. Вложение копируется в файлы заявления с назначением «Файл заявления».

Подсказка: Уже прикреплённые заявления отмечаются зелёной галочкой ✓ рядом с вложением — нажатие на неё открывает страницу заявления. Повторное прикрепление того же файла к тому же заявлению ничего не дублирует.

Доступ: Кнопка доступна только при наличии права «Загрузка файлов на заявление» (course.application.file_upload). Оригинал письма и вложение остаются на месте — в заявление кладётся копия.

Лист ожидания (Waitlist)

Как работает

  1. Когда все места на курсе заняты, новые заявления получают статус Лист ожидания.
  2. На публичной форме регистрации отображается предупреждение.
  3. Плательщик получает email о постановке в очередь.
  4. При освобождении места следующее заявление из очереди автоматически активируется.
  5. Администратор может вручную активировать заявление кнопкой на странице заявления (игнорируя лимит мест).

Настройка

В форме курса, поле Лимит листа ожидания:

  • 0 — лист ожидания отключён
  • > 0 — максимальное количество заявлений в очереди

Пробный урок (Trial Lesson)

Регистрация на пробный урок

  1. На публичной форме или в кабинете плательщика выберите опцию Пробный урок.
  2. Выберите дату пробного занятия.
  3. Заявление получает статус Пробный урок.

Подтверждение / Отказ

На странице заявления (или в кабинете плательщика):

Подтвердить:

  1. Нажмите Подтвердить.
  2. Выберите тариф оплаты.
  3. Заявление → статус Создано, далее стандартный цикл.
  4. Для «Всегда платный»: дата первого урока сдвигается на следующий после пробного.

Отклонить:

  1. Нажмите Отклонить.
  2. Заявление → статус Закрыто.
  3. Для «Бесплатно, если останется»: создаётся счёт за пробный урок.

Режимы оплаты

Режим При записи При подтверждении При отказе
Бесплатно, если останется Счёт не создаётся Пробный бесплатен Счёт создаётся
Всегда платный Счёт создаётся сразу Дата начала сдвигается Доп. счёт не нужен
Всегда отдельный Счёт создаётся сразу Тариф выбирается отдельно Доп. счёт не нужен

Шаблоны email-уведомлений

Система автоматически отправляет email при определённых действиях. Шаблоны настраиваются на вкладке «Шаблон» курса или в общих настройках.

Шаблоны для плательщика

Событие Шаблон
Заявление создано PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_CREATED
Документ отправлен PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_SENT
Заявление подписано PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_SIGNED
Заявление закрыто PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_CLOSED
Заявление аннулировано PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_ANNULLED
Добавлено в лист ожидания PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_WAITLIST
Активировано из очереди PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_WAITLIST_ACTIVATED
Пробный урок создан PAYER_TRIAL_LESSON_CREATED

Переменные шаблонов

В шаблонах можно использовать переменные в квадратных скобках:

Переменная Значение
[childName] Полное имя студента
[childFirstName], [childLastName] Имя / фамилия студента
[childCode] Личный код студента
[payerName] Имя плательщика
[payerEmail], [payerPhone] Контакты плательщика
[courseName] Название курса
[applicationId] Номер заявления
[applicationYear] Учебный год
[applicationFirstLessonAtDate] Дата первого урока
[applicationCloseDate] Дата закрытия
[price] Базовая цена
[pricePeriodName] Частота оплаты
[priceEndNoVat] Итоговая цена
[company_name] Название организации
[company_email], [company_phone] Контакты организации

Как отправляются письма

  1. Система формирует содержание письма, подставляя переменные в шаблон.
  2. Создаётся запись OutboundMessage в базе данных.
  3. Файлы прикрепляются как OutboundMessageAttachment (если есть).
  4. Фоновый процесс (Laravel Horizon) обрабатывает очередь и отправляет email.

Совет: Если плательщик не получил письмо — проверьте очередь отправки в разделе Уведомления → Список.

Back to top