Arved

Arved ja maksmine

Arvete jaotis võimaldab hallata arvete esitamist, jälgida makseid ja seadistada arvelduse parameetreid.

Arvete loend

Kõigi arvete vaatamiseks:

1. Minge külgmenüüs jaotisesse Arved.
2. Avaneb tabel kõigi arvetega.
3. Iga arve kohta kuvatakse: number, maksja, summa, staatus, esitamise kuupäev.
4. Otsimiseks kasutage filtreid:
   • Staatuse järgi — valige vajalik staatus (näiteks «Esitatud», «Tasutud»).
   • Maksja järgi — leidke konkreetse maksja arved.
   • Kursuse järgi — filtreerige kindla kursuse arved.
   • Perioodi järgi — märkige esitamise kuupäevad.
5. Detailse teabe vaatamiseks vajutage arve real.

Arvete staatused

Igal arvel on staatus, mis kajastab selle praegust olukorda:

Staatus	Kirjeldus
Planeeritud	Arve on loodud automaatselt, kuid pole veel esitatud. Saab muuta.
Valmis	Arve on esitamiseks valmis.
Esitatud	Arve on maksjale saadetud. Muutmine blokeeritud.
Saadetud	E-kirja teavitus on kohale toimetatud.
Tasutud	Makse saadud.
Tähtaeg ületanud	Maksetähtaeg möödunud, makset pole laekunud.
Tühistatud	Arve on tühistatud.

Tähtis: Pärast arve esitamist seda ei saa muuta. Kui on vaja parandada, tühistage praegune arve ja looge uus.

Arvete esitamine

Planeeritud arve esitamiseks:

1. Avage arve staatusega Planeeritud või Valmis.
2. Kontrollige andmete õigsust: maksja, summa, periood, arve read.
3. Vajadusel muutke arve ridu.
4. Vajutage nuppu Esita arve.
5. Süsteem automaatselt:
   • Loob arve PDF-dokumendi.
   • Saadab maksjale e-posti teel teavituse.
   • Muudab staatuse Esitatud-ks.

Märkus: Arveid saab esitada ka automaatselt graafiku alusel, kui see on arvelduse seadetes seadistatud.

Arvete seaded

Seaded määravad, kuidas süsteem automaatselt arveid genereerib.

Esmane seadistamine: Uuele organisatsioonile pole arvete seadeid veel loodud. Lehe esmakordsel külastusel täitke vorm ja vajutage Salvesta — süsteem loob seaded. Ilma selleta pole arvete automaatne genereerimine võimalik.

Märkus: Ettevõtte rekvisiidid (arvelduskonto number, maksevärava API-võti) seadistatakse eraldi lehel Seaded → Organisatsioon, mitte siin.

1. Minge külgmenüüs Arved > Seaded.
2. Saadaolevad parameetrid:

Genereerimise päev

Kuu päev (1–28), mil süsteem loob arveid automaatselt.

Arvelduse režiim

• Möödunud kuu eest — arve esitatakse pärast teenuse osutamist (järelmaks).
• Järgmise kuu eest — arve esitatakse ette (ettemaks).

Arve mall

Laadige üles DOCX-mall arvete PDF-ide loomiseks. Kui mall pole laetud, kasutatakse vaikimisi malli.

Pangalingid

Valik «Lisada pangalingid kirjadesse» on saadaval ainult siis, kui Montonio maksevärav on seadistatud organisatsiooni parameetrites. Kui maksevärav pole seadistatud, on valik blokeeritud.

3. Pärast seadete muutmist vajutage Salvesta.

Arvete genereerimise aruanne

Pärast arvete automaatset genereerimist saadab süsteem administraatoritele, kellel on arvete seadete haldamise õigus, aruande. Aruanne sisaldab:

• Loodud arvete arvu
• Kogusummat
• Perioodi ja organisatsiooni
• Genereerimise kuupäeva ja kellaaega

Aruande mall seadistatakse Teavitused > Mallid > Arvete genereerimise aruanne.

Soodustused

Süsteem toetab paindlikku soodustuste seadistust õpilastele.

Soodustuste tüübid

• Protsendiline soodustus — vähendab summat määratud protsendi võrra (näiteks 10%).
• Fikseeritud soodustus — vähendab summat fikseeritud väärtuse võrra (näiteks 50 eurot).

Soodustuse seadistamine

1. Avage õpilase avaldus.
2. Minge jaotisesse Soodustused.
3. Vajutage Lisa soodustus.
4. Täitke parameetrid:
   • Soodustuse tüüp — protsendiline või fikseeritud.
   • Suurus — soodustuse protsent või summa.
   • Kehtivuse alguskuupäev — millest rakendub.
   • Kehtivuse lõppkuupäev — millal soodustus lakkab kehtimast.
5. Vajutage Salvesta.
6. Arved arvutatakse soodustusega automaatselt ümber.

Märkus: Korraga saab lisada mitu soodustust. Protsendilised ja fikseeritud soodustused summeeritakse. Soodustuse kustutamisel arvutatakse arved ümber automaatselt.

Massisoodustus kursusele

Kui on vaja rakendada soodustust korraga kõikidele kursuse õpilastele (näiteks aktsioon või ümberarvestus), saab kasutada massisoodustust.

Kuidas lisada:

1. Avage kursuse leht.
2. Vajutage parema ülanurga menüül ⋮ (kolm punkti).
3. Valige «Lisa allahindlus».
4. Sisestage soodustuse protsent.
5. Vajutage Salvesta.

Mis juhtub:

• Soodustus rakendatakse kõikidele kursuse avaldustele, millel on saatmata arveid (staatus «Planeeritud» või «Valmis»).
• Iga mõjutatud arve arvutatakse automaatselt ümber.
• Soodustus kehtib ainult konkreetse arve perioodile — ei mõjuta teiste kuude arveid.

Tähtis: Massisoodustus ei mõjuta juba saadetud või tasutud arveid. Kui arve on juba vanemale või raamatupidamisse saadetud, tuleb see tühistada ja eraldi ümber luua.

Proportsionaalne arvutus (proration)

Kui õpilane registreerub makseperioodi keskel, esitatakse esimene arve mitte terve perioodi eest, vaid proportsionaalselt — järelejäänud tundide arvu järgi.

Kuidas see töötab

Esimese arve summa arvutatakse valemi järgi:

Summa = Baashind × (Järelejäänud tunnid / Kõik tunnid perioodis)

See reegel kehtib kõikide makse sageduste puhul: igakuine, kvartaalne, poolaasta ja aastane.

Näide: kvartaalne makse

Oletame:

• Baashind kvartali eest: 489,99 €
• Soodustus intensiivsuse eest: 20%
• Kõik tunnid kvartalis: 77
• Õpilane tuli kvartali lõpus, jäi: 14 tundi

Arvutus:

1. Hind pärast soodustust: 489,99 × 0,80 = 391,99 €
2. Proportsioon: 14 / 77 = 18,18%
3. Tasumisele kokku: 391,99 × 0,1818 = 71,27 €

Tähtis: Järgmine arve esitatakse terve perioodi (100%) eest. Proportsioon rakendub ainult esimese arvele pärast registreerimist.

Kuidas perioode arvutatakse

Makse sagedus	Kaetav periood	Mida arvestatakse
Igakuine	1 kalendrikuu	Tunnid selles kuus
Kvartaalne	3 kalendrikuud	Tunnid 3 kuu eest
Poolaasta	6 kalendrikuud	Tunnid 6 kuu eest
Aastane	12 kalendrikuud	Tunnid 12 kuu eest

Kvartaalse makse puhul summeerib süsteem kõik perioodi 3 kuu planeeritud tunnid ja loeb, mitu neist jääb pärast õpilase registreerimist.

Kvartaalse arvutuse näide kuude lõikes

Kvartal: jaanuar — märts. Õpilane registreeritud 10. märtsil.

Kuu	Tunde kuus	Neist tasulisi
Jaanuar	26	0 (enne registreerimist)
Veebruar	24	0 (enne registreerimist)
Märts	27	14 (alates 10. märtsist)
Kokku	77	14

Proportsioon = 14 / 77 = 18,18%. Õpilane maksab ainult nende tundide eest, mida saab külastada.

Märkus: Kui kursusel pole tunniplaani (tunnid pole planeeritud), proportsiooni ei rakendata — arve esitatakse terve perioodi eest.

Arve PDF-i eelvaade

Enne arve esitamist saab vaadata, kuidas PDF-dokument välja näeb:

1. Avage arve staatusega Planeeritud või Valmis.
2. Vajutage nuppu PDF eelvaade.
3. Süsteem loob PDF-i arve malli põhjal (seadistatav Seaded → Arved).
4. PDF avaneb kontrollimiseks modaalaknas.

Märkus: Arve mall laaditakse üles DOCX-vormingus arvete seadete lehel. Süsteem asendab arve andmed (number, summad, rekvisiidid) ja konverteerib dokumendi PDF-iks.

Avalik makselink

Arve esitamisel saadetakse maksjale e-kiri makselehe lingiga. See link ei vaja süsteemi sisselogimist — maksja saab arvet tasuda lihtsalt lingil käies.

Makselehel kuvatakse:

• Arve number ja summa
• Maksja rekvisiidid
• Nupp Tasu (suunab pangalehele)
• Võimalus arve PDF alla laadida

Tähtis: Kui maksesüsteem (Montonio) pole seadistatud, kuvatakse makse nupu asemel hoiatus. Seadistage API-võtmed Seaded → Arved.

Arvete aruanded

Finantsandmete analüüsiks on saadaval aruanded:

1. Minge külgmenüüs jaotisesse Aruanded.
2. Valige Arvete aruanne.
3. Seadistage aruande parameetrid:
   • Periood — märkige kuupäevade vahemik.
   • Staatus — filtreerige arvete staatuse järgi.
   • Kursus — valige konkreetne kursus või kõik kursused.
4. Vajutage Koosta aruanne.
5. Aruandes kuvatakse kogusummad, arvete arv staatuste kaupa ja detailsus.

Nõuanne: Aruandeid saab eksportida Exceli vormingus edasiseks töötlemiseks.

Arve tühistamine (kreeditarve)

Kui arve esitati ekslikult või klient palus tühistamist, kasutatakse kreeditarve mehhanismi — spetsiaalset tühistavat dokumenti.

Seadus: Eesti õigusaktide kohaselt (Raamatupidamise seadus § 10) esitatud arveid ei saa kustutada. Tühistamine on võimalik ainult kreeditarve kaudu.

Kuidas tühistada arve

1. Avage arve staatusega Esitatud, Saadetud, Tähtaeg ületanud või Tasutud.
2. Vajutage paremas ülanurgas punast nuppu Tühista.
3. Kinnitage toiming dialoogiaknas.
4. Süsteem automaatselt:
   • Loob kreeditarve (negatiivse arve) originaalile viitega.
   • Määrab malli järgi numbri (näiteks KA-2026-0002).
   • Nullib võla originaalarve eest.
   • Seab originaalarve staatusesse Tühistatud.
   • Loob raamatupidamiskande (kui pearaamat on seadistatud).

Mis juhtub rahaga

Olukord	Tulemus
Arve polnud tasutud	Võlg nullitakse, klient midagi ei võlgne
Arve oli tasutud	Kliendil tekib ülemakse (kreedit). See arvestatakse automaatselt järgmisele arvele

Näide

1. Esitatud arve nr 2026-0001 summas 89.00 € → klient tasus.
2. Administraator tühistab → luuakse kreeditarve KA-2026-0002 summas -89.00 €.
3. Klient: kreedit 89.00 €.
4. Luuakse uus arve nr 2026-0003 summas 45.00 € (soodustusega).
5. Süsteem arvestab kreediti automaatselt: 89.00 - 45.00 = 44.00 € jääb.
6. Arve märgitakse Tasutud-uks (total ≤ 0 pärast arvestust).

Kust vaadata

• Arve lehel: kollane bänner lingiga kreeditarvele.
• Tühistatud arve lehel: hall bänner «Tühistatud» lingiga.
• Arvete loendis: kreeditarved kuvatakse negatiivse summaga.
• Pearaamatus: ADJUSTMENT_CREDIT kanded.

Ei saa tühistada: juba tühistatud arvet, kreeditarvet, arvet staatusega «Viga».

---

Arvete nummerdamise seadistamine

Iga organisatsioon saab seadistada arvete, kreeditarvete ja PDF-failide nimede numbrivormingu.

Kus seadistada

1. Minge külgmenüüs Arved > Seaded.
2. Kerige alla jaotiseni Nummerdamine ja failinimed.

Arve numbri mall

Määrab, kuidas uue arve loomisel number kujuneb.

Malli näide	Tulemus
[[YYYY]]-[[SEQ]]	2026-0001, 2026-0002, ...
ARV-[[YYYY]][[MM]]-[[SEQ]]	ARV-202603-0001
[[ID]]	3289 (lihtsalt ID andmebaasist)

Kreeditarve numbri mall

Määrab tühistamisdokumendi numbri vormingu.

Malli näide	Tulemus
KA-[[YYYY]]-[[SEQ]]	KA-2026-0003
KA-[[ORIG]]	KA-2026-0001 (originaalarve number)

PDF-faili nime mall

Määrab, kuidas allalaaditud PDF nimetatakse.

Malli näide	Faili tulemus
[[COURSE]]-[[STUDENT_CODE]]-inv-[[ID]]	klaveriope-50001010001-inv-3289.pdf
arve-[[NUMBER]]	arve-2026-0001.pdf
[[PAYER_NAME]]-[[PERIOD]]	jaan-maasikas-03-2026.pdf

Saadaolevad muutujad

Muutuja	Kirjeldus	Kus töötab
[[YYYY]]	Aasta (4 numbrit)	Number + fail
[[YY]]	Aasta (2 numbrit)	Number + fail
[[MM]]	Kuu	Number + fail
[[SEQ]]	Järjenumber (läbiv, nullitakse igal aastal)	Number
[[ID]]	Arve ID	Number + fail
[[UUID]]	Arve UUID	Number
[[ORIG]]	Originaalarve number	Ainult kreeditarve
[[COURSE]]	Kursuse nimi	Ainult fail
[[STUDENT_CODE]]	Õpilase isikukood	Ainult fail
[[STUDENT_NAME]]	Õpilase nimi	Ainult fail
[[PAYER_NAME]]	Maksja nimi	Ainult fail
[[NUMBER]]	Arve number	Ainult fail
[[PERIOD]]	Periood (KK.AAAA)	Ainult fail

Kuidas töötab [[SEQ]]

Järjenumber on läbiv loendur kogu organisatsioonile:

• Arve saab numbri 2026-0001
• Järgmine arve — 2026-0002
• Kreeditarve — KA-2026-0003 (samast loendurist!)
• 1. jaanuaril loendur nullitakse automaatselt 1-le

Tähtis: Arved ja kreeditarved kasutavad ühist loendurit. See tagab numbrite unikaalsuse ja vastavuse Eesti standarditele.

Eelvaade

Malli sisestamisel kuvatakse välja all eelvaade testandmetega. See aitab vormingut enne salvestamist kontrollida.

---

Pearaamat (raamatupidamiskanded)

Süsteem peab topeltraamatupidamist SmartAccounts/Merit standardite järgi. Iga finantstoiming loob kande.

Kust leida

Külgmenüüs: Pearaamat:

Alajaotis	Kirjeldus
Kontoplaan	Raamatupidamise kontode ja seoste haldus
Proovbilanss	Kõikide kontode saldod kuupäevaks
Bilanss	Varad = Kohustused + Kapital
Kasumiaruanne	Tulud miinus kulud perioodis
Konto väljavõte	Ühe raamatupidamiskonto detailsus

Märkus: Menüüpunkt on nähtav ainult kasutajatele õigusega gl.view (tavaliselt roll Manager).

Kontoplaan

Igal organisatsioonil on oma raamatupidamiskontoplaan. Esmasel seadistusel luuakse standardsed kontod:

Kood	Nimi	Mida kajastab
1100	Pangakonto (põhi)	Põhipangakonto
1200	Nõuded ostjate vastu	Nõuded ostjate vastu (kes meile võlgneb)
2310	Ostjate ettemaksud	Ostjate ettemaksud (valikuline)
4100	Õppemaksu tulu	Õppemaksu tulu
5800	Lootusetute nõuete kulu	Lootusetute nõuete kulu

Mis juhtub automaatselt

Teie toimingud	Süsteem loob kande
Esitate arve	Deebet: Nõuded +89€ / Kreedit: Tulu +89€
Saate makse	Deebet: Pank +89€ / Kreedit: Nõuded -89€
Tühistate arve	Deebet: Tulu +89€ / Kreedit: Ettemaks +89€
Teete tagasimakse	Deebet: Nõuded +89€ / Kreedit: Pank -89€
Kustutate võla	Deebet: Kulu +89€ / Kreedit: Nõuded -89€

Nõuanne: Kui kanne ei loodud (näiteks pearaamat pole seadistatud), toiming (arve, makse) sooritatakse ikkagi. Pearaamatu viga kirjutatakse logisse, kuid ei blokeeri tööd.

Seoste seadistus

Jaotises Kontoplaan → tabel Seosed saab iga toimingu tüüpi siduda konkreetse raamatupidamiskontoga. Näiteks:

• ar.receivable → 1200 (Nõuded)
• revenue.tuition → 4100 (Õppemaksu tulu)
• bank.montonio → 1110 (Montonio pank)

See võimaldab kohandada raamatupidamist konkreetsele organisatsioonile ilma koodi muutmata.

Konto 2310 — Ostjate ettemaksud

See on valikuline konto. Kui te selle seadistate:

• Tasutud arve tühistamisel liigub kliendi raha ettemaksule (2310)
• Uue arve loomisel arvestatakse ettemaks automaatselt
• Aruannetes on näha, kui palju kliendi raha on ettemaksus

Kui ei seadista — süsteem töötab nagu varem, lihtsalt ilma ettemaksude detailsuseta raamatupidamises.

Kuidas seadistada:

1. Minge Pearaamat > Kontoplaan
2. Looge uus konto (kood 2310, tüüp LIABILITY)
3. Seoste tabelis siduge võti prepayment.customer uue kontoga

---

Sularaha sissekandmine

Kui vanem tasus sularahas:

1. Avage õpilase avaldus.
2. Vajutage arvete jaotise kõrval nuppu Sularaha.
3. Modaalaknas märkige:
   • Kuupäev saamiseks
   • Summa eurodes
4. Vajutage Salvestan.
5. Makse kajastub pearaamatus ja vähendab võlga praeguse arve eest.

---

Kannete žurnaal (Ledger)

Kõikide finantstoimingute vaatamiseks:

1. Minge külgmenüüs Arved > Kannete žurnaal.
2. Saadaolevad filtrid:
   • Toimingu tüüp — makse, arvestus, korrigeerimine, kustutamine.
   • Pool — deebet või kreedit.
   • Makseviis — pangaülekanne, Montonio, sularaha.
   • Periood — kuupäevad.
   • Konto — otsing konkreetse konto järgi.
3. Tabeli all kuvatakse kokkuvõtted:
   • Deebet (punane) — kõikide deebettoimingute summa.
   • Kreedit (roheline) — kõikide kreedittoimingute summa.
   • Saldo — vahe (positiivne = võlg, negatiivne = ülemakse).

---

Arve rea kirjelduse mall

Arve real (summaga rida) on tekstikirjeldus. Vaikimisi kujuneb see kui «Kursuse nimi + periood». Saate seadistada oma vormingu.

Kus seadistada

1. Minge Arved > Seaded.
2. Leidke väli Arve rea kirjelduse mall.
3. Sisestage mall muutujatega topelt nurksulgudes.
4. Vajutage Salvesta.

Saadaolevad muutujad

Muutuja	Kirjeldus	Näide väärtusest
[[COURSE]]	Kursuse nimi	Klaveriõpe
[[DISCIPLINE]]	Eriala (aine)	Klaver
[[SPECIALIZATION]]	Spetsialiseerumine	Muusikakool
[[STUDENT_NAME]]	Õpilase täisnimi	Mari Maasikas
[[STUDENT_FIRST_NAME]]	Õpilase eesnimi	Mari
[[STUDENT_LAST_NAME]]	Õpilase perekonnanimi	Maasikas
[[STUDENT_CODE]]	Õpilase isikukood	50001010001
[[GROUP]]	Kursuse rühm	A-grupp
[[PERIOD]]	Periood (KK.AAAA)	03.2026
[[PERIOD_FULL]]	Täielik periood	03.2026 – 05.2026
[[TEACHER]]	Õpetaja	Jaan Tamm
[[LESSONS_COUNT]]	Tundide arv perioodis	8

Mallide näited

Mall	Tulemus arvel
[[COURSE]] [[PERIOD]]	Klaveriõpe 03.2026
[[COURSE]] – [[STUDENT_NAME]] ([[PERIOD]])	Klaveriõpe – Mari Maasikas (03.2026)
[[DISCIPLINE]] / [[TEACHER]] / [[LESSONS_COUNT]] tundi	Klaver / Jaan Tamm / 8 tundi

Kui mall pole määratud, kasutatakse vaikimisi vormingut: Kursuse nimi + periood (näiteks «Klaveriõpe 03.2026»).

---

Integratsioon Merit Aktivaga

Süsteem saab automaatselt saata esitatud arveid raamatupidamisprogrammi Merit Aktiva.

Seadistamine

1. Minge Arved > Seaded.
2. Lülitage sisse toggle Merit Aktiva integratsioon.
3. Täitke:
   • Merit API ID — Meritist: Seaded > API seaded.
   • Merit API võti — salavõti Meritist.
4. Vajutage Salvesta.
5. Kohustuslik tehke käibemaksu määrade sünkroniseerimine (pöörduge administraatori poole).

Kuidas töötab

Pärast integratsiooni sisselülitamist:

1. Esitate arve tavaliselt (nupp Väljasta).
2. Süsteem automaatselt saadab arve Meritisse:
   • Loob või uuendab kliendi Meritis.
   • Edastab kõik arve read õigete käibemaksumääradega.
   • Saab arve PDF-i Meritist.
3. Merit saadab arve kliendile e-posti teel (seadistatav Meritis).
4. Maksed sünkroniseeritakse automaatselt iga tund:
   • Kui klient tasus pangas → süsteem märgib arve «Tasutud»-uks.

Ekspordi staatus

Arve lehel kuvatakse Meritisse saatmise staatus:

Staatus	Tähendus
(tühi)	Meritisse pole saadetud
Ootel	Saatmisjärjekorras
Sünkroniseeritud	Edukalt saadetud
Ebaõnnestunud	Viga saatmisel — vt vea kirjeldust

Massisaatmine

Arvete masssel esitamisel saadetakse kõik automaatselt Meritisse. Lõpetamisel saate teavituse aruandega: kui palju saadeti edukalt, kui palju vigadega.

Mida teha vea korral

1. Avage arve — vea väljal on probleemi kirjeldus.
2. Sagedased põhjused:
   • «TaxId required» — käibemaksu määrad pole sünkroniseeritud. Pöörduge administraatori poole.
   • «Invalid API credentials» — kontrollige API ID-d ja võtit seadetes.
   • «Customer validation failed» — kontrollige maksja andmeid (nimi, kood).
3. Pärast parandamist esitage arve uuesti.

---

Näitajad arvete lehel

Arvete loendi lehe ülaosas kuvatakse inforakkarid:

Kaart	Kirjeldus
Väljastatud kokku	Kõikide esitatud arvete kogusumma
Makstud kokku	Tasutud arvete kogusumma
Laekunud kokku	Tegelikult laekunud raha (raamatupidamisest). Kuvatakse ainult, kui erineb «Makstud kokku»-st
Tasumata	Tasumata arvete kogusumma
Klientide ettemaksud	Klientide ülemaksude summa (kreedit). Kuvatakse ainult, kui on ülemakseid

Märkus: Kaardid «Laekunud kokku» ja «Klientide ettemaksud» põhinevad pearaamatu (GL) andmetel. Need kuvatakse ainult siis, kui organisatsioonil on pearaamat seadistatud ja vastavad kanded olemas.