Skip to main content

Süsteemi esmane seadistamine

Süsteemi esmane seadistamine (samm-sammuline käivitamine)

See jaotis on mõeldud administraatorile, kes avab HUVISe esimest korda ja soovib süsteemi kiiresti töökorda saada. Sammud on antud järjestuses, sest moodulid sõltuvad üksteisest: kursust ei saa luua ilma erialata ja teavitust ei saa saata ilma mallita.

Tee sammud järjest ülevalt alla. Pärast iga sammu kontrolli tulemust süsteemis.

Enne alustamist: logi sisse administraatori rolliga (Manager) — tavakasutaja ei näe osa menüüpunktidest.

1. Organisatsioon

Esmalt seadista organisatsioon: nimi, rekvisiidid, kontaktid.

  • Kus: Seaded → Organisatsioonid → [teie organisatsioon] → Muuda
  • Mida täita:
    • Nimi
    • Registrikood
    • KMKR (VAT / tax_id) — kui käibemaksukohustuslane
    • Kontaktisik, telefon, e-post
    • Aadress (juriidiline aadress)
    • Arvelduskonto (IBAN) — arvete jaoks
  • Miks oluline: kõik arved ja dokumendid viitavad nendele andmetele. Ilma korrektse nime ja registrikoodita ei läbi PDF-arved raamatupidamise kontrolli.

2. Aadressid (füüsilised hooned)

Aadress on hoone või filiaal, kus tunnid toimuvad. Aadressiga seotakse kabinetid.

  • Kus: Seaded → Aadressid
  • Kuidas luua:
    1. Vajuta Loo / Lisa.
    2. Sisesta aadressi nimi (näiteks «Sõpruse pst 4» või filiaali nimi).
    3. Salvesta.
  • Millal vaja: üks põhikoht — lisa üks aadress. Mitu filiaali — lisa üks iga filiaali kohta.

3. Kabinetid (ruumid)

Kabinet on konkreetne ruum aadressi sees. Tunniplaan seotakse kabinetiga.

  • Kus: Õpe → Kabinetid (või Seaded → Kabinetid, sõltuvalt menüüst).
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo.
    2. Vali aadress (samm 2).
    3. Sisesta kabineti nimi (näiteks «Kabinet 101», «Tantsusaal»).
    4. Mahutavus — valikuline, kasutatakse visuaalselt.
    5. Salvesta.
  • Kontroll: kabinet on nimekirjas. Kursuse tunniplaanis saab selle valida.

4. Õpetajad (töötajad)

  • Kus: HR → Töötajad (või Seaded → Töötajad, sõltuvalt õigustest).
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo / Lisa töötaja.
    2. Täida eesnimi, perekonnanimi, isikukood, e-post, telefon.
    3. Määra roll — õpetajale tavaliselt Worker või Teacher.
    4. Sea staatus Aktiivne.
    5. Salvesta.
  • Pärast salvestamist saadab süsteem töötajale kutse e-postile (Smart-ID / Mobiil-ID). See töötab ainult siis, kui mall worker_invite on seadistatud (vt samm 8).
  • Assistent: luuakse samamoodi, rolliks Assistant — tunniplaanis saab ta määrata põhiõpetaja kõrvale.

5. Erialad

Eriala on üldine suund (tants, klaver, male, programmeerimine).

  • Kus: Kursused → Erialad
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo.
    2. Sisesta nimi (kõigis toetatud keeltes, kui TRANSLATABLE_LOCALES on sisse lülitatud).
    3. Salvesta.
  • Miks vaja: üks eriala koondab mitu spetsialiseerumist. Näiteks eriala «Tants» sisaldab spetsialiseerumisi «Ballett», «Hip-hop», «Seltskonnatants».

6. Spetsialiseerumised

Spetsialiseerumine on kitsam suund eriala sees. Selle alla luuakse kursused (rühmad).

  • Kus: Kursused → Spetsialiseerumised
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo spetsialiseerumine.
    2. Vali eriala (samm 5).
    3. Sisesta nimi ja kirjeldus.
    4. (Valikuline) lepingu mall ja vaikimisi arvelduse seaded — võib lisada hiljem.
    5. Salvesta.

7. Kursus (rühm)

Kursus on konkreetne rühm tunniplaani ja õpetajaga. Selle alusel peetakse kohalolekut, arveldust ja avaldusi.

  • Kus: Kursused → Spetsialiseerumised → [teie spetsialiseerumine] → Loo kursus.
  • Mida täita loomisel:
    • Õppeaasta — oluline! Vali sama aasta, mis on määratud Kursused → Seaded → Veebiregistreerimise aasta, muidu kursus ei ilmu avalikus vormis.
    • Nimi (kõigis keeltes).
    • Kursuse algus- ja lõppkuupäev.
    • Vanuse piirangud (min/max) — valikuline.
    • Maks. õpilaste arv, ootenimekirja limiit.
    • Lülitid Registreerimine suletud, Teavitada õpetajaid, Prooviõppetund — vastavalt vajadusele.

Pärast kursuse loomist täida vahelehed järjest:

7.1 Tunniplaan

  • Kursuse vaheleht Tunniplaan → Lisa blokk.
  • Iga bloki jaoks: nädalapäev, algus/lõpp, kabinet (samm 3), õpetaja (samm 4), assistent (valikuline).
  • Salvesta. Ilma tunniplaanita kursus ei ilmu registreerimisvormis.

7.2 Hind

  • Vaheleht Hinnad (või Hind).
  • Lisa vähemalt üks tariif: kuus / kvartalis / kursuse eest + summa eurodes.
  • Võid lisada mitu tariifi — kasutaja valib registreerimisel.
  • Ilma hinnata kursus samuti ei ilmu registreerimisvormis.

7.3 Avalduse mall (leping)

  • Kui vaikimisi avalduse mall pole seadistatud, laadi DOCX üles: Kursused → Seaded → Avalduse mallid ja märgi Vaikimisi.
  • Ilma mallita ei saa süsteem PDF-lepingut genereerida.

7.4 Registreerimise avamine

Et kursus ilmuks avalikus vormis:

  1. Lüliti Registreerimine suletud — väljas.
  2. Väli Registreerimise alguskuupäev — tühi või juba saabunud.
  3. Kursus, hind ja tunniplaan — täidetud.
  4. Kursuse õppeaasta kattub Veebiregistreerimise aastaga seadetes.

Kontroll: ava avalik registreerimislink → kursus peab olema rippmenüüs.

Detailne kontrollnimekiri «kursus ei ole nähtav» on 03-courses.md.

8. Kirjade mallid

Automaatsed kirjad (töötaja kutse, avalduse teavitus, makse meeldetuletus) saadetakse mallide alusel. Ilma mallita vastav kiri ei lähe välja.

  • Kus: Teavitused → Mallid
  • Miinimum, mis tuleb kohe täita:
    • Üldine HTML-mall — kõikide kirjade kujundus (päis, jalus, logo).
    • Töötaja kutse (worker_invite) — muidu uued õpetajad ei saa sisse logida.
    • Maksja teavitus (payer_template_notification) — kiri maksjale avalduse loomisel.
    • Töötaja teavitus (worker_template_notification) — kiri õpetajale uue avalduse kohta.
    • Arve tasumine (invoice_payment_templates) — makse kinnitus / meeldetuletus.
  • Kuidas muuta: ava mall → muuda teksti, kasuta muutujaid [[...]] → Salvesta. Eelvaade näitab, kuidas kiri välja näeb.

9. SMTP (väljuva e-posti server)

Ilma SMTP-ta ei saadeta ühtegi kirja.

  • Kus: Teavitused → Seaded → SMTP (nähtav ainult platvormi administraatorile).
  • Mida täita: host, port, kasutajanimi, parool, krüpteerimine (TLS/SSL), saatja e-post (from_address), saatja nimi (from_name).
  • Kontroll: nupp Testi ühendust — kui vastus on OK, SMTP töötab.

10. Teavitused avalduse staatuse muutumisel

Kui avalduse staatus muutub (Loodud → Saadetud → Allkirjastatud → Suletud), saab süsteem automaatselt teavitada maksjat ja/või õpetajat.

  • Kus: Kursused → Seaded → Automatiseerimine.
  • Mida seadistada:
    • Milliste staatuste puhul teavitada maksjat.
    • Milliste staatuste puhul teavitada õpetajat/assistenti.
    • Viivitus/meeldetuletused (kui avaldus on kaua staatuses «Loodud» — tuleta meelde N päeva pärast).
  • Sõltub: samm 8 kirjamallidest (vastavad mallid peavad olemas olema).

11. Arvelduse seaded (arved)

Enne esimese arve väljastamist tuleb seadistada numbrid, PDF-mall ja saatmise ajastus.

  • Kus: Arved → Seaded
  • Mida täita:
    • Arve numbri mall (näiteks [[YYYY]]-[[SEQ]]).
    • PDF-faili nime mall.
    • Arvelduse režiim — PAST_MONTH (möödunud kuu eest) või NEXT_MONTH (järgmise kuu eest).
    • Genereerimise päev ja saatmise kellaaeg.
    • Maksevärav (Montonio jne), kui kasutatakse.
    • PDF-arve mall (DOCX) — laadi üles ja märgi põhiks.
  • Kontroll: Arved → Seaded → kontrolli, et näidise all pole punaseid teateid ja PDF-mall on laaditud.

12. Avalikud registreerimislingid

Et maksjad saaksid registreeruda kooli kodulehe kaudu, on vaja avalikku linki.

  • Kus: Seaded → Avalikud lingid
  • Kuidas luua:
    1. Vajuta Loo link.
    2. Tüüp: Registreerimine kursustele või Tunniplaan.
    3. Silt (sisemine, kasutajale ei kuvata).
    4. Salvesta.
  • Kopeeri URL ja/või iframe-kood → lisa kooli kodulehele.
  • Täpsemalt: 19-iframe-embed.md.

13. Rollid ja õigused

Kui koolis on mitu administraatorit, seadista rollid, et igaüks saaks just vajalikud õigused.

  • Kus: Seaded → Rollid.
  • Valmis rollid: Manager, Worker, Assistant, Student, Payer.
  • Mida saab muuta: iga rolli õigused (view/edit/delete iga mooduli kohta).
  • Soovitus: Manager — administraatori põhiroll. Worker — õpetaja. Assistant — õpetaja assistent. Student ja Payer määratakse automaatselt registreerimisel.

14. Väljaarvamise põhjused

Seda loendit kasutab maksja, kui ta sulgeb avalduse iseteeninduses.

  • Kus: Seaded → Väljaarvamise põhjused (või Kursused → Seaded).
  • Mida lisada: 3–5 tüüpilist põhjust igas organisatsiooni keeles (ajakulu, elukoha muutus, huvi kadumine jne).

15. Registreerimisankeet (valikuline)

Kui soovite koguda lisateavet (kuidas koolist teada saadi, med. piirangud, foto nõusolek), seadistage ankeet.

  • Kus: Seaded → Ankeedid.
  • Looge vaikimisi ankeet → lisage väljad (tekst, märkeruut, rippmenüü) → märkige vajalikud väljad kohustuslikuks.

16. Puhkepäevad (mitteõppepäevad)

Eesti riigipühad imporditakse paigaldusel automaatselt. Oma vaheajad ja vabad päevad lisage käsitsi.

  • Kus: Õpe → Mitteõppepäevad.
  • Määratud kuupäevadel tunnid automaatselt tühistatakse ja neid ei arveldata.

Kiirkontrollnimekiri

Märgi tehtud sammud:

  • 1. Organisatsioon täidetud (nimi, registrikood, IBAN)
  • 2. Aadressid loodud
  • 3. Kabinetid loodud ja seostatud aadressidega
  • 4. Õpetajad lisatud, rollid määratud
  • 5. Erialad loodud
  • 6. Spetsialiseerumised loodud
  • 7. Vähemalt üks kursus loodud (+ tunniplaan + hind + mall)
  • 8. Miinimum kirjamallid täidetud
  • 9. SMTP seadistatud, test edukas
  • 10. Staatuseteavitused seadistatud
  • 11. Arvete seaded täidetud (number, PDF-mall, režiim)
  • 12. Avalik link loodud ja lisatud kodulehele
  • 13. Rollid määratud töötajatele
  • 14. Väljaarvamise põhjuste loend täidetud
  • 15. Ankeet (kui vajalik)
  • 16. Vaheajad ja puhkepäevad lisatud

Kui kõik punktid on tehtud, on süsteem töövalmis: saab vastu võtta registreerimisi, väljastada arveid ja pidada kohaloleku arvestust.

Back to top