Skip to main content

Süsteemi esmane seadistamine

Süsteemi esmane seadistamine (samm-sammuline käivitamine)

See jaotis on mõeldud administraatorile, kes avab HUVISe esimest korda ja soovib süsteemi kiiresti töökorda saada. Sammud on antud järjestuses, sest moodulid sõltuvad üksteisest: kursust ei saa luua ilma erialatahuvialata ja teavitust ei saa saata ilma mallita.

Menüünimed selles juhendis on täpselt samad nagu HUVISe küljemenüüs.

Tee sammud järjest ülevalt alla. Pärast iga sammu kontrolli tulemust süsteemis.

Enne alustamist: logi sisse administraatori rolliga (Manager) — tavakasutaja ei näe osa menüüpunktidest.

1. Organisatsioon

Esmalt seadista organisatsioon: nimi, rekvisiidid, kontaktid.

  • Kus: SeadedÜldseaded → Organisatsioonid → [teie organisatsioon] → MuudaMuuda.
  • Mida täita:
    • Nimi
    • Registrikood
    • KMKR (VAT / tax_id) — kui käibemaksukohustuslane
    • Kontaktisik, telefon, e-post
    • Aadress (juriidiline aadress)
    • Arvelduskonto (IBAN) — arvete jaoks
  • Miks oluline: kõik arved ja dokumendid viitavad nendele andmetele. Ilma korrektse nime ja registrikoodita ei läbi PDF-arved raamatupidamise kontrolli.

2. Aadressid (füüsilised hooned)

Aadress on hoone või filiaal, kus tunnid toimuvad. Aadressiga seotakse kabinetid.

  • Kus: SeadedÕpingud → Aadressid.
  • Kuidas luua:
    1. Vajuta Loo / Lisa.
    2. Sisesta aadressi nimi (näiteks «Sõpruse pst 4» või filiaali nimi).
    3. Salvesta.
  • Millal vaja: üks põhikoht — lisa üks aadress. Mitu filiaali — lisa üks iga filiaali kohta.

3. Kabinetid (ruumid)Klassiruumid

KabinetKlassiruum on konkreetne ruum aadressi sees. Tunniplaan seotakse kabinetiga.klassiruumiga.

  • Kus: ÕpeÕpingud → Kabinetid (või Seaded → Kabinetid, sõltuvalt menüüst)Klassiruumid.
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo.
    2. Vali aadress (samm 2).
    3. Sisesta kabinetiklassiruumi nimi (näiteks «KabinetKlassiruum 101», «Tantsusaal»).
    4. Mahutavus — valikuline, kasutatakse visuaalselt.
    5. Salvesta.
  • Kontroll: kabinetklassiruum on nimekirjas. Kursuse tunniplaanis saab selle valida.

4. Õpetajad (töötajad)

  • Kus: HRPersonalihaldus → Töötajad (või Seaded → Töötajad, sõltuvalt õigustest).
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo / Lisa töötaja.
    2. Täida eesnimi, perekonnanimi, isikukood, e-post, telefon.
    3. Määra roll — õpetajale tavaliselt Worker või Teacher.
    4. Sea staatus Aktiivne.
    5. Salvesta.
  • Pärast salvestamist saadab süsteem töötajale kutse e-postile (Smart-ID / Mobiil-ID). See töötab ainult siis, kui mall worker_invite on seadistatud (vt samm 8).
  • Assistent: luuakse samamoodi, rolliks Assistant — tunniplaanis saab ta määrata põhiõpetaja kõrvale.

5. ErialadHuvialad

ErialaHuviala on üldine suundvaldkond (tants, klaver, male, programmeerimine).

  • Kus: Kursused → ErialadHuvialad.
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo.
    2. Sisesta nimi (kõigis toetatud keeltes, kui TRANSLATABLE_LOCALES on sisse lülitatud)keeltes).
    3. Salvesta.
  • Miks vaja: üks erialahuviala koondab mitu spetsialiseerumist.eriala. Näiteks erialahuviala «Tants» sisaldab spetsialiseerumisierialasid «Ballett», «Hip-hop», «Seltskonnatants».

6. SpetsialiseerumisedErialad

SpetsialiseerumineEriala on kitsam suund erialahuviala sees. Selle alla luuakse kursused (rühmad).

  • Kus: Kursused → SpetsialiseerumisedErialad.
  • Kuidas lisada:
    1. Vajuta Loo spetsialiseerumineeriala.
    2. Vali erialahuviala (samm 5).
    3. Sisesta nimi ja kirjeldus.
    4. (Valikuline) lepingu mall ja vaikimisi arvelduse seaded — võib lisada hiljem.
    5. Salvesta.

7. Kursus (rühm)

Kursus on konkreetne rühm tunniplaani ja õpetajaga. Selle alusel peetakse kohalolekut, arveldust ja avaldusi.

  • Kus: Kursused → SpetsialiseerumisedErialad → [teie spetsialiseerumine]eriala] → Loo kursus.
  • Mida täita loomisel:
    • Õppeaasta — oluline! Vali sama aasta, mis on määratud Kursused → SeadedÜldseaded → Veebiregistreerimise aasta, muidu kursus ei ilmu avalikus vormis.
    • Nimi (kõigis keeltes).
    • Kursuse algus- ja lõppkuupäev.
    • Vanuse piirangud (min/max) — valikuline.
    • Maks. õpilaste arv, ootenimekirja limiit.
    • Lülitid Registreerimine suletud, Teavitada õpetajaid, Prooviõppetund — vastavalt vajadusele.

Pärast kursuse loomist täida vahelehed järjest:

7.1 Tunniplaan

  • Kursuse vaheleht Tunniplaan → Lisa blokk.
  • Iga bloki jaoks: nädalapäev, algus/lõpp, kabinetklassiruum (samm 3), õpetaja (samm 4), assistent (valikuline).
  • Salvesta. Ilma tunniplaanita kursus ei ilmu registreerimisvormis.

7.2 Hind

  • Vaheleht Hinnad (või Hind).
  • Lisa vähemalt üks tariif: kuus / kvartalis / kursuse eest + summa eurodes.
  • Võid lisada mitu tariifi — kasutaja valib registreerimisel.
  • Ilma hinnata kursus samuti ei ilmu registreerimisvormis.

7.3 Avalduse mall (leping)

  • Kui vaikimisi avalduse mall pole seadistatud, laadi DOCX üles: Kursused → SeadedÜldseaded → Avalduse mallid ja märgi Vaikimisi.
  • Ilma mallita ei saa süsteem PDF-lepingut genereerida.

7.4 Registreerimise avamine

Et kursus ilmuks avalikus vormis:

  1. Lüliti Registreerimine suletud — väljas.
  2. Väli Registreerimise alguskuupäev — tühi või juba saabunud.
  3. Kursus, hind ja tunniplaan — täidetud.
  4. Kursuse õppeaasta kattub Veebiregistreerimise aastaga (Kursused seadetes.→ Üldseaded).

Kontroll: ava avalik registreerimislink → kursus peab olema rippmenüüs.

Detailne kontrollnimekiri «kursus ei ole nähtav» on 03-courses.md.

8. Kirjade mallid

Automaatsed kirjad (töötaja kutse, avalduse teavitus, makse meeldetuletus) saadetakse mallide alusel. Ilma mallita vastav kiri ei lähe välja.

  • Kus: Teavitused → Mallid.
  • Miinimum, mis tuleb kohe täita:
    • Üldine HTML-mall — kõikide kirjade kujundus (päis, jalus, logo).
    • Töötaja kutse (worker_invite) — muidu uued õpetajad ei saa sisse logida.
    • Maksja teavitus (payer_template_notification) — kiri maksjale avalduse loomisel.
    • Töötaja teavitus (worker_template_notification) — kiri õpetajale uue avalduse kohta.
    • Arve tasumine (invoice_payment_templates) — makse kinnitus / meeldetuletus.
  • Kuidas muuta: ava mall → muuda teksti, kasuta muutujaid [[...]] → Salvesta. Eelvaade näitab, kuidas kiri välja näeb.

9. SMTP (väljuva e-posti server)

Ilma SMTP-ta ei saadeta ühtegi kirja.

  • Kus: Teavitused → Seaded → vaheleht SMTP (nähtav ainult platvormi administraatorile).
  • Mida täita: host, port, kasutajanimi, parool, krüpteerimine (TLS/SSL), saatja e-post (from_address), saatja nimi (from_name).
  • Kontroll: nupp Testi ühendust — kui vastus on OK, SMTP töötab.

10. Teavitused avalduse staatuse muutumisel

Kui avalduse staatus muutub (Loodud → Saadetud → Allkirjastatud → Suletud), saab süsteem automaatselt teavitada maksjat ja/või õpetajat.

  • Kus: Kursused → SeadedÜldseaded → Automatiseerimine.vaheleht Automatiseerimine.
  • Mida seadistada:
    • Milliste staatuste puhul teavitada maksjat.
    • Milliste staatuste puhul teavitada õpetajat/assistenti.
    • Viivitus/meeldetuletused (kui avaldus on kaua staatuses «Loodud» — tuleta meelde N päeva pärast).
  • Sõltub: samm 8 kirjamallidest (vastavad mallid peavad olemas olema).

11. Arvelduse seaded (arved)

Enne esimese arve väljastamist tuleb seadistada numbrid, PDF-mall ja saatmise ajastus.

  • Kus: ArvedArveldus → SeadedArve seaded.
  • Mida täita:
    • Arve numbri mall (näiteks [[YYYY]]-[[SEQ]]).
    • PDF-faili nime mall.
    • Arvelduse režiim — PAST_MONTH (möödunud kuu eest)eest või NEXT_MONTH (järgmise kuu eest).eest.
    • Genereerimise päev ja saatmise kellaaeg.
    • Maksevärav (Montonio jne), kui— kasutatakse.täidab platvormi administraator.
    • PDF-arve mall (DOCX) — laadi üles ja märgi põhiks.
  • Kontroll: ArvedArveldus → SeadedArve seaded → kontrolli, et näidise all poleei ole punaseid teateid ja PDF-mall on laaditud.

12. Avalikud registreerimislingid

Et maksjad saaksid registreeruda kooli kodulehe kaudu, on vaja avalikku linki.

  • Kus: SeadedÜldseaded → Avalikud lingid.
  • Kuidas luua:
    1. Vajuta Loo link.
    2. Tüüp: Registreerimine kursustele või Tunniplaan.
    3. Silt (sisemine, kasutajale ei kuvata).
    4. Salvesta.
  • Kopeeri URL ja/või iframe-kood → lisa kooli kodulehele.
  • Täpsemalt: 19-iframe-embed.md.

13. Rollid ja õigused

Kui koolis on mitu administraatorit, seadista rollid, et igaüks saaks just vajalikud õigused.

  • Kus: SeadedÜldseaded → Rollid.Rollid.
  • Valmis rollid: Manager, Worker, Assistant, Student, Payer.
  • Mida saab muuta: iga rolli õigused (view/edit/delete iga mooduli kohta).
  • Soovitus: Manager — administraatori põhiroll. Worker — õpetaja. Assistant — õpetaja assistent. Student ja Payer määratakse automaatselt registreerimisel.

14. Väljaarvamise põhjused

Seda loendit kasutab maksja, kui ta sulgeb avalduse iseteeninduses.

  • Kus: SeadedÜldseaded → Üldseaded → vaheleht Väljaarvamise põhjused (või Kursused → Seaded).
  • Mida lisada: 3–5 tüüpilist põhjust igas organisatsiooni keeles (ajakulu, elukoha muutus, huvi kadumine jne).

15. Registreerimisankeet (valikuline)

Kui soovite koguda lisateavet (kuidas koolist teada saadi, med. piirangud, foto nõusolek), seadistage ankeet.

  • Kus: SeadedÕpingud → Ankeedid.Ankeedid.
  • Looge vaikimisi ankeet → lisage väljad (tekst, märkeruut, rippmenüü) → märkige vajalikud väljad kohustuslikuks.

16. PuhkepäevadÕppevabad (mitteõppepäevad)päevad

Eesti riigipühad imporditakse paigaldusel automaatselt. Oma vaheajad ja vabad päevad lisage käsitsi.

  • Kus: ÕpeÕpingud → Mitteõppepäevad.Õppevabad päevad.
  • Määratud kuupäevadel tunnid automaatselt tühistatakse ja neid ei arveldata.

Kiirkontrollnimekiri

Märgi tehtud sammud:

  • 1. Organisatsioon täidetud (nimi, registrikood, IBAN)
  • 2. Aadressid loodud (Õpingud → Aadressid)
  • 3. KabinetidKlassiruumid loodud ja seostatud aadressidega (Õpingud → Klassiruumid)
  • 4. ÕpetajadTöötajad lisatud, rollid määratud (Personalihaldus → Töötajad)
  • 5. ErialadHuvialad loodud (Kursused → Huvialad)
  • 6. SpetsialiseerumisedErialad loodud (Kursused → Erialad)
  • 7. Vähemalt üks kursus loodud (+ tunniplaan + hind + mall)
  • 8. Miinimum kirjamallid täidetud (Teavitused → Mallid)
  • 9. SMTP seadistatud, test edukas (Teavitused → Seaded → SMTP)
  • 10. Staatuseteavitused seadistatud (Kursused → Üldseaded → Automatiseerimine)
  • 11. Arvete seaded täidetud (number,Arveldus PDF-mall,→ režiim)Arve seaded)
  • 12. Avalik link loodud ja(Üldseaded lisatud→ koduleheleAvalikud lingid)
  • 13. Rollid määratud töötajatele (Üldseaded → Rollid)
  • 14. Väljaarvamise põhjuste loend täidetud
  • 15. Ankeet (kui vajalik)
  • 16. VaheajadÕppevabad ja puhkepäevadpäevad lisatud (Õpingud → Õppevabad päevad)

Kui kõik punktid on tehtud, on süsteem töövalmis: saab vastu võtta registreerimisi, väljastada arveid ja pidada kohaloleku arvestust.

Back to top