Avaldused

Avalduste haldus

Avaldused on peamine mehhanism õpilaste kursustele registreerimiseks. Avalduse saab luua käsitsi (administraator) või avaliku registreerimisvormi kaudu (maksja/õpilane). Avaliku registreerimise kirjeldus: 03-courses.md → Avalik registreerimine.

Avalduse staatused

Iga avaldus läbib kindlaid etappe:

Staatus	Kirjeldus
Ootenimekiri	Kohad kursusel on täidetud, õpilane ootab vaba kohta
Loodud	Avaldus on loodud, ootab menetlemist
Saadetud	Dokument saadetud maksjale allkirjastamiseks
Allkirjastatud	Leping allkirjastatud, õpilane vastuvõetud
Suletud	Õpe lõpetatud või õpilane välja arvatud
Tühistatud	Avaldus tühistatud enne allkirjastamist
Prooviõppetund	Õpilane registreeritud prooviõppetunnile, oodatakse kinnitust

Avalduse elutsükkel

Registreerimine → [Loodud] → Saadetud → Allkirjastatud → Suletud
                     │             │
                     │             └─→ Tühistatud (tühistamine enne allkirjastamist)
                     │
                     └─→ Ootenimekiri (kui kohti pole)
                           └─→ Loodud (koha vabanedes)

Prooviõppetund → [Prooviõppetund] → Kinnitus → [Loodud] → ...
                         → Keeldumine → [Suletud]

Avalduse number

Igale avaldusele antakse automaatselt number (näiteks 2025/42). Numbri vorming on organisatsiooni poolt seadistatav.

Vaikimisi vorming

Õppeaasta / Avalduse ID → 2025/42

Vormingu seadistamine

Administraator saab numbri vormingut muuta:

Minge Kursused → Seaded.
Valige vaheleht Avalduse mall.
Lehe alt leidke plokk Avalduse numbri mall.
Sisestage mall koos muutujatega ja vajutage Salvesta.
Välja kõrval kuvatakse reaalajas eelvaade — kuidas number välja näeb.

Saadaolevad muutujad:

Muutuja	Mida asendab	Näide
`[[ACADEMIC_YEAR]]`	Kursuse õppeaasta	`2025`
`[[YYYY]]`	Kalendriaasta	`2026`
`[[YY]]`	Aasta (2 numbrit)	`26`
`[[MM]]`	Kuu	`03`
`[[SEQ]]`	Järjenumber	`0042`
`[[ID]]`	Avalduse ID	`42`
`[[COURSE]]`	Kursuse nimi	`Klaveriõpe`
`[[STUDENT_CODE]]`	Õpilase isikukood	`50301040740`
`[[STUDENT_NAME]]`	Õpilase nimi	`Mari Tamm`

Näited:

[[ACADEMIC_YEAR]]/[[SEQ]] → 2025/0042 (õppeaasta + järjenumber)
[[YYYY]]-[[SEQ]] → 2026-0042 (kalendriaasta + järjenumber)
[[SEQ]] → 0042 (ainult number)

Tähtis: Malli muutmine mõjutab ainult uusi avaldusi. Olemasolevad numbrid ei muutu.

Märkus: DOCX-mallides on saadaval kaks muutujat:

[[APPLICATION_ID]] — avalduse unikaalne andmebaasi ID (arv, näiteks 42)

[[APPLICATION_NUMBER]] — avalduse number malli järgi (näiteks 2025/0042)

Kasutage [[APPLICATION_NUMBER]], et kuvada lepingu numbrit dokumentides.

Avalduste loend

Minge Kursused → Avaldused.

Filtreerimine staatuse järgi

Lehe ülaosas on vahelehed staatuste kaupa: Ootenimekiri, Loodud, Saadetud, Allkirjastatud, Suletud, Tühistatud. Iga vahelehe kõrval on kuvatud avalduste arv.

Filtrid ja otsing

Kursus — rippmenüü konkreetse kursuse järgi filtreerimiseks
Õpilane — otsing õpilase nime järgi
Maksja — otsing maksja nime järgi

Tabeli veerud

Veerg	Kirjeldus
Number	Avalduse number (vorming seadistatav, vt ülal)
Õpilane	Eesnimi ja perekonnanimi
Maksja	Eesnimi ja perekonnanimi
Kursus	Kursuse nimi
Loomise kuupäev	Millal avaldus loodi
Esimese tunni kuupäev	Mis kuupäevast õpilane liitub
Täiendav	Sõltub valitud vahelehest: saatmise, allkirjastamise, sulgemise kuupäev

Kõik veerud on sorditavad. Sortimiseks vajutage veeru päisele.

Eksport

Nupp Ekspordi võimaldab laadida tabeli alla XLSX-vormingus (praegune leht või kõik kirjed).

Nähtavus

Töötajad näevad ainult oma kursuste avaldusi (kus nad on õpetajad või assistendid).
Haldurid näevad kõiki organisatsiooni avaldusi.

Avalduse loomine (administraator)

Minge Kursused → Lisa avaldus (või nupp «Loo» loendi lehel).
Täitke vorm:

Plokk «Kursus»

Kursus — valige rippmenüüst. Valimisel ilmuvad saadaolevad tariifid.
Tariif — valige maksevariant (näiteks igakuine, 3 kuud, poolaasta). Raadionupud hindadega.

Plokk «Õpilane»

Isikukood — alustage sisestamist. Süsteem otsib õpilasi automaatselt koodi järgi.
Kui õpilane leitud, täidetakse eesnimi/perekonnanime väljad automaatselt.
Kui ei leitud, täitke Eesnimi, Perekonnanimi ja kontaktandmed — õpilane luuakse.
Aadress, Telefon, E-post — nähtavus sõltub seadetest.

Plokk «Maksja»

Sarnaselt õpilasega: otsing isikukoodi järgi või uue loomine.
Saab siduda olemasoleva maksjaga.

Täiendavad väljad

Esimese tunni kuupäev — mis kuupäevast õpilane hakkab külastama. Mõjutab maksumuse arvutamist (proportsionaalsus).
Staatus — saab valida algse staatuse (vaikimisi: Loodud).

Vajutage Salvesta.

Mis juhtub salvestamisel:

Luuakse õpilase kirje (kui uus) ja maksja kirje

Luuakse Party kirje (arvelduse üksus) maksja jaoks

Kui kohti pole ja ootenimekiri on sees → staatus «Ootenimekiri»

Kontrollitakse dubleerimist: õpilasel ei saa olla kahte aktiivset avaldust samal kursusel

Kui õpetajate teavitused on sisse lülitatud → neile saadetakse e-kiri

Avalduse leht (detailid)

Vajutage loendis avaldusele, et avada detailne leht. Leht on jagatud mitmeks plokiks.

Plokk «Õpilase / maksja / kursuse andmed»

Kolm veergu:

Õpilane:

Eesnimi, perekonnanimi (muudetavad kohapeal)
Isikukood, vanus
Aadress, telefon, e-post

Maksja:

Eesnimi, perekonnanimi (muudetavad kohapeal)
Isikukood
Aadress, telefon, e-post
Märk «Õed/vennad» — link selle maksja teistele avaldustele

Kursus:

Nimi (link kursuse lehele)
Aktiivsed tariifid
Tunniplaan (7 päeva ruudustik: aeg, ruum, online-märk)

Plokk «Staatus ja kuupäevad»

Staatus — praeguse staatuse värviline märgis
Ülekandmise märk — kui avaldus on üle kantud, kuvatakse link uuele avaldusele
Viite number — arvete mooduli olemasolul
Konverentsi link — konverentside mooduli olemasolul (koos kopeerimise nupuga)

Kuupäevad:

Kuupäev	Kirjeldus	Toiming
Loomise kuupäev	Millal avaldus loodi	—
Esimese tunni kuupäev	Mis tunnist õpilane liitub	Muutmine (nupp ✏️)
Saatmise kuupäev	Millal dokument saadeti	Korduv saatmine (nupp)
Allkirjastamise kuupäev	Millal leping allkirjastati	Märgi allkirjastatuks (nupp)
Sulgemise kuupäev	Millal avaldus suleti	Muutmine
Viimase tunni kuupäev	Viimane tasuline tund	Suletud avaldustele

Info prooviõppetunni kohta (kui avaldus on proov):

Prooviõppetunni kuupäev
Staatus: kinnitatud / tagasi lükatud / ootab otsust
Nupud Kinnita ja Lükka tagasi (kui ootab)

Info ootenimekirja kohta (kui staatus on «Ootenimekiri»):

Positsioon järjekorras
Nupp Aktiveeri

Staatuse sundmuutmine:

Rippmenüü saadaolevate staatustega + nupp Salvesta
Saadaval kõikide staatuste jaoks, välja arvatud «Suletud» ja «Tühistatud»

Plokk «Hind ja soodustused»

Hind:

Baashind (läbikriipsutatud, kui on soodustus)
Kogusumma tasumiseks
Makse sagedus (igakuine, 3 k jne)
Soodustuse suurus

Soodustused:

Aktiivsete soodustuste loend (roheline taust): nimi, väärtus, kehtivuse aeg
Nupud: soodustuse sulgemine (lõppkuupäeva määramine) / kustutamine
Mitteaktiivsed soodustused (kokku kahaneva ploki sees)
Nupp Lisa soodustus (staatustele Loodud / Saadetud)

Arved (mooduli olemasolul):

Nupud: Loo arve, Arvuta ümber, Sularaha makse, Lisa kulu
Arvete tabel: number, summa, maksekuupäev, staatus, maksmise kuupäev
Iga arve staatus värvilise märgisega

Plokk «Failid»

Viimased 4 faili teabega: kes laadis üles, nimi, otstarve (märgis), kuupäev
Nupud: allalaadimine, eelvaade
Link Kuva kõik failid
Nupp Lae fail üles

Failide otstarbed:

Märgis	Otstarve
Dokument allkirjastamiseks	PDF, loodud mallist ja saadetud maksjale
Allkirjastatud dokument	Üleslaaditud allkirjastatud leping
Avalduse fail	Kasutaja fail

Toimingud avaldusega

Eelvaade ja dokumendi saatmine

See on peamine tegevus lepingu saatmiseks maksjale.

Avalduse lehel vajutage nuppu Eelvaade.
Süsteem genereerib PDF-i avalduse mallist (seadistatav kursuse vahelehel «Mall»).
PDF kuvatakse modaalaknas.
Saadaval on kaks tegevust:

Tegevus	Mis juhtub	E-kiri
Salvesta	Fail salvestatakse avaldusele otstarbega «Dokument allkirjastamiseks». Staatus → Saadetud.	Ei
Saada	Fail salvestatakse. Staatus → Saadetud. Maksjale saadetakse e-kiri koos PDF-iga manuses.	Jah

Tähtis: erinevus «Salvesta» ja «Saada» vahel.

Salvesta — dokument ainult kinnitatakse avalduse külge, maksja ei saa e-kirja. Kasulik, kui soovite dokumendi isiklikult üle anda.

Saada — dokument kinnitatakse JA maksja saab e-kirja PDF-iga. E-kirja mall seadistatakse kursuse vahelehel «Mall» (staatuse «Saadetud» jaoks). Kiri lisatakse saatmisjärjekorda ja menetletakse taustprotsessiga.

Korduv saatmine

Nupp Saada uuesti saatmiskuupäeva kõrval:

Saadab viimase salvestatud dokumendi (otstarbega «Dokument allkirjastamiseks») maksja e-postile.
Avalduse staatus ei muutu.
Kasutatakse e-kirja malli, mis vastab praegusele avalduse staatusele.

Allkirjastatuks märkimine

Vajutage allkirjastamise kuupäeva kõrval nuppu Allkirjastatud.
Modaalaknas:
- Märkige allkirjastamise kuupäev.
- Laadige üles allkirjastatud dokument (fail maksjalt).
Vajutage Salvesta.

Mis juhtub: Staatus → Allkirjastatud. Fail kinnitatakse otstarbega «Allkirjastatud dokument». Kui arved on seadistatud — algab arvelduse protsess.

Esimese tunni kuupäeva muutmine

Vajutage ✏️ «Esimese tunni kuupäev» kõrval.
Valige kalendrist kuupäev.
Vajutage Salvesta.

Tagajärg: Esimese tunni kuupäeva kasutatakse õppima asumise kuupäevana (enrollment_date) maksumuse proportsionaalseks arvutamiseks. Muutus mõjutab tulevasi arveid.

Õppima asumise kuupäeva muutmine

Vajutage ✏️ «Õppima asumise kuupäev» kõrval plokis Lisainfo.
Valige kalendrist kuupäev.
Vajutage Salvesta.

Otstarve: Õppima asumise kuupäev määrab õppeperioodi alguse maksumuse ja proportsionaalse arvutuse jaoks. Avalduse loomisel täidetakse automaatselt esimese tunni kuupäevast. Kui kuupäev pole määratud — arvete genereerimine pole võimalik.

Viimase tunni kuupäeva muutmine

Vajutage ✏️ «Viimase tunni kuupäev» kõrval plokis Lisainfo.
Valige kalendrist kuupäev.
Vajutage Salvesta.

Otstarve: Viimase tunni kuupäev piirab õppeperioodi. Kui kuupäev on minevikus — süsteem ei saa praegu perioodiks arvet luua. Tavaliselt määratakse automaatselt kursuse date_end põhjal allkirjastamisel.

Tariifi muutmine

Vajutage ✏️ hinna ploki kõrval.
Modaalaknas valige saadaolevast uus tariif.
Vajutage Salvesta.

Tagajärg: Kõik tulevased arved arvutatakse ümber. Juba esitatud arved (ISSUED/SENT/PAID) ei muutu.

Avalduse sulgemine

Vajutage nuppu Sulge.
Modaalaknas:
- Sulgemise kuupäev — vaikimisi täna.
- Viimase tunni kuupäev (allkirjastatud avaldustele) — piiratud tunniplaani kuupäevadega.
Vajutage Kinnita.

Mis juhtub:

Kui staatus on Loodud/Saadetud → staatus muutub Tühistatud (tühistamine enne allkirjastamist)

Kui staatus on Allkirjastatud → staatus muutub Suletud (õppe lõpetamine)

Süsteem arvutab viimase tunni kuupäeva kursuse tunniplaanist

Kui arvete moodul on sisse lülitatud → arvutatakse arved ümber (cutoff), tulevased planeeritud arved kustutatakse

Üleviimine teisele kursusele

Vajutage Kanna üle.
Valige uus kursus.
Vajadusel valige uus tariif ja alguskuupäev.

Mis juhtub:

Kui kursus on samas spetsialiseerumises ühilduva tariifiga → avaldus lülitub uuele kursusele

Kui spetsialiseerumine või tariif erinevad → praegune avaldus suletakse, luuakse uus sidemega (transferred_to_id)

Aktiivsed soodustused kopeeritakse uuele avaldusele

Vana avalduse lehel ilmub link uuele

Kursuse kopeerimisel loodud avaldused

Kursuse kopeerimisel režiimis «Loo uued avaldused» loob süsteem uued avaldused uuel kursusel. Iga sellise avalduse lehel on link «Loodud avalduse #N põhjal» — vajutage, et minna lähteavaldusele vanal kursusel.

Lähteavaldused vanal kursusel seejuures ei muutu — säilitavad endise staatuse.

Kopeerimisel režiimis «Ülekandmine» kanduvad avaldused üle uuele kursusele, ja vana kursuse avaldusel ilmub link uuele (sarnaselt tavalise üleviimisega).

Hoiatus õppeaasta kohta: Kui avasite avalduse ja selle kursus kuulub teise õppeaasta alla, kui ülemisel paneelil valitud — lehe ülaosas ilmub kollane hoiatus. See on normaalne — lihtsalt lülitage ülemisel paneelil vajaliku aasta peale.

Staatuse sundmuutmine

Staatuse ploki rippmenüü võimaldab avalduse käsitsi ükskõik millisesse staatusesse viia.

Üleminek	Mis juhtub
→ Loodud	Tühjendatakse saatmise, allkirjastamise, sulgemise kuupäevad
→ Saadetud	Määratakse saatmise kuupäev
→ Allkirjastatud	Määratakse allkirjastamise kuupäev
→ Suletud	Määratakse sulgemise kuupäev, arvutatakse viimase tunni kuupäev
→ Tühistatud	Määratakse sulgemise kuupäev
→ Ootenimekiri	Tühjendatakse kõik kuupäevad
→ Proov	Määratakse `is_trial=true`, luuakse prooviõppetunni kirje

Tähelepanu: Üleminekul «Proov» staatusest teise staatusesse kustutatakse prooviõppetunni andmed ja tasumata trial-arved automaatselt.

Aktiveerimine ootenimekirjast

Nupp Aktiveeri avaldusel staatusega «Ootenimekiri»:

Staatus → Loodud
Saadetakse teavitused: töötajatele ja maksjale (mall «Aktiveerimine ootenimekirjast»)

Soodustuste haldamine

Soodustuse lisamine

Vajutage hinna plokis Lisa soodustus.
Modaalaknas on saadaval kolm varianti (üksteist välistavad):

Variant 1 — Vali olemasolev soodustus:

Rippmenüü kataloogi saadaolevate soodustustega (tüüp ja väärtus: «-15.50%» või «-25.00 €»).

Variant 2 — Märgi individuaalne hind:

Sisestage kogusumma. Süsteem loob automaatselt peidetud soodustuse vahe peale.

Variant 3 — Tundide arvu järgi (kui nädalas > 1 tunni):

Märkige, mitu tundi nädalas õpilane külastab.
Süsteem arvutab soodustuse protsendi: (kokku - külastab) / kokku × 100.

Kehtivuse periood (valikuline):
- Alguskuupäev — millest soodustus hakkab kehtima
- Lõppkuupäev — milliseni soodustus kehtib
Reaalajas kuvatakse arvutatud kogusumma koos soodustusega.
Vajutage Salvesta.

Tagajärjed:

Kõik tulevased arved arvutatakse automaatselt ümber

Kui avaldus on staatuses «Saadetud» või «Allkirjastatud» — ilmub hoiatus korduva allkirjastamise vajadusest

Soodustuse sulgemine

Vajutage soodustuse kõrval sulgemise nuppu (×).
Märkige lõppkuupäev (vaikimisi täna).
Vajutage Salvesta.

Mis juhtub: Soodustus kustutatakse pehmelt (soft-delete) määratud kuupäevast. Arved arvutatakse ümber. Auditeerimise jälg säilib.

Soodustuse kustutamine

Kustutamise nupp eemaldab soodustuse täielikult (soft-delete). Arved arvutatakse ümber.

Massisaatmine allkirjastamiseks

Dokumentide korraga saatmiseks mitme avalduse järgi:

Minge avalduste loendisse.
Vajutage Massisaatmine.
Saab valida konkreetse kursuse või kõik kursused.
Süsteem käivitab taustprotsessi:
- Iga avalduse jaoks staatusega «Loodud» genereeritakse PDF
- PDF saadetakse maksjale
- Staatus → Saadetud
Progress kuvatakse lehel reaalajas.

Tähelepanu: Massisaatmine töödeldakse taustrežiimis (järjekorra kaudu). Suure hulga avalduste korral võib protsess võtta mitu minutit.

Failide üleslaadimine

Avalduse lehel vajutage Lae fail üles.
Valige fail arvutis.
Fail kinnitatakse avaldusele otstarbega «Avalduse fail».

Märkus: Faili üleslaadimine lihtsalt salvestab selle süsteemi. Fail ei saadeta maksjale automaatselt. Saatmiseks kasutage funktsiooni «Eelvaade → Saada».

Ootenimekiri (Waitlist)

Kuidas töötab

Kui kõik kohad kursusel on täidetud, saavad uued avaldused staatuse Ootenimekiri.
Avalikul registreerimisvormil kuvatakse hoiatus.
Maksja saab e-kirja järjekorda asetamise kohta.
Koha vabanedes järgmine järjekorras olev avaldus aktiveeritakse automaatselt.
Administraator saab avalduse käsitsi aktiveerida avalduse lehel nupu abil (kohtade limiiti eirates).

Seadistamine

Kursuse vormis, väli Ootenimekirja limiit:

0 — ootenimekiri välja lülitatud
> 0 — maksimaalne avalduste arv järjekorras

Prooviõppetund (Trial Lesson)

Prooviõppetunnile registreerimine

Avalikul vormil või maksja kabinetis valige valik Prooviõppetund.
Valige prooviõppetunni kuupäev.
Avaldus saab staatuse Prooviõppetund.

Kinnitamine / Keeldumine

Avalduse lehel (või maksja kabinetis):

Kinnita:

Vajutage Kinnita.
Valige maksmise tariif.
Avaldus → staatus Loodud, edasi standardtsükkel.
«Alati tasuline» jaoks: esimese tunni kuupäev nihkub järgmisele pärast proovi.

Lükka tagasi:

Vajutage Lükka tagasi.
Avaldus → staatus Suletud.
«Tasuta, kui jääb» jaoks: luuakse arve prooviõppetunni eest.

Makseviisid

Režiim	Registreerimisel	Kinnitamisel	Keeldumisel
Tasuta, kui jääb	Arvet ei looda	Proov on tasuta	Arve luuakse
Alati tasuline	Arve luuakse kohe	Alguskuupäev nihkub	Lisaarvet pole vaja
Alati eraldi	Arve luuakse kohe	Tariif valitakse eraldi	Lisaarvet pole vaja

E-kirja teavituste mallid

Süsteem saadab teatavate tegevuste korral automaatselt e-kirju. Mallid seadistatakse kursuse vahelehel «Mall» või üldseadetes.

Mallid maksjale

Sündmus	Mall
Avaldus loodud	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_CREATED
Dokument saadetud	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_SENT
Avaldus allkirjastatud	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_SIGNED
Avaldus suletud	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_CLOSED
Avaldus tühistatud	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_ANNULLED
Lisatud ootenimekirja	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_WAITLIST
Aktiveeritud järjekorrast	PAYER_COURSE_APPLICATION_STATUS_WAITLIST_ACTIVATED
Prooviõppetund loodud	PAYER_TRIAL_LESSON_CREATED

Mallide muutujad

Mallides saab kasutada muutujaid nurksulgudes:

Muutuja	Väärtus
`[childName]`	Õpilase täisnimi
`[childFirstName]`, `[childLastName]`	Õpilase eesnimi / perekonnanimi
`[childCode]`	Õpilase isikukood
`[payerName]`	Maksja nimi
`[payerEmail]`, `[payerPhone]`	Maksja kontaktid
`[courseName]`	Kursuse nimi
`[applicationId]`	Avalduse number
`[applicationYear]`	Õppeaasta
`[applicationFirstLessonAtDate]`	Esimese tunni kuupäev
`[applicationCloseDate]`	Sulgemise kuupäev
`[price]`	Baashind
`[pricePeriodName]`	Makse sagedus
`[priceEndNoVat]`	Kogusumma
`[company_name]`	Organisatsiooni nimi
`[company_email]`, `[company_phone]`	Organisatsiooni kontaktid

Kuidas kirjad saadetakse

Süsteem koostab kirja sisu, asendades muutujad mallis.
Luuakse kirje OutboundMessage andmebaasis.
Failid kinnitatakse kui OutboundMessageAttachment (kui on).
Taustprotsess (Laravel Horizon) töötleb järjekorda ja saadab e-kirja.

Nõuanne: Kui maksja ei saanud kirja — kontrollige saatmisjärjekorda jaotises Teavitused → Loend.