Первичная настройка системы

Первичная настройка системы (пошаговый запуск)

Этот раздел — для администратора, который первый раз открыл HUVIS и хочет быстро довести систему до рабочего состояния. Шаги идут в том порядке, в котором модули зависят друг от друга: нельзя создать курс без направления, нельзя разослать уведомление без шаблона.

Названия пунктов меню в этом руководстве — точно как в боковом меню HUVIS.

Пройдите шаги сверху вниз. После каждого шага проверяйте результат в системе.

Перед началом: войдите под административной ролью (Manager) — обычный работник не увидит часть пунктов меню.

1. Организация

Первым делом нужно настроить свою организацию — её название, реквизиты, контакты.

Где: Настройки → Организации → [ваша организация] → Редактировать
Что заполнить:
- Название
- Регистрационный номер (рег. код юрлица)
- Номер НСО (VAT / tax_id) — если плательщик НСО
- Контактное имя, телефон, e-mail
- Адрес (юридический адрес компании)
- Расчётный счёт (IBAN) — для счетов
Зачем это важно: все сгенерированные счета и документы будут ссылаться на эти данные. Без корректного названия и рег. кода PDF-счета не пройдут бухгалтерскую проверку.

2. Адреса (физические здания)

Адрес — это здание/филиал, в котором проходят занятия. К адресу привязываются кабинеты.

Где: Учёба → Адреса.
Как создать:
1. Нажмите Создать / Добавить.
2. Введите название адреса (например, «Стоматологов, 4» или название филиала).
3. Сохраните.
Когда нужно: у школы один главный адрес — создайте один. Несколько филиалов — по одному на каждый.

3. Кабинеты (помещения)

Кабинет — конкретное помещение внутри адреса. На него заводится расписание.

Где: Учёба → Кабинеты.
Как добавить:
1. Создать.
2. Выберите адрес из списка (из шага 2).
3. Название кабинета (например, «Кабинет 101», «Зал танцев»).
4. Вместимость — опционально, используется визуально.
5. Сохраните.
Проверка: кабинет появился в списке. На странице курса в расписании можно будет выбрать этот кабинет.

4. Учителя (сотрудники)

Где: Управление персоналом → Сотрудники.
Как добавить:
1. Создать / Добавить работника.
2. Заполните имя, фамилию, личный код (isikukood), e-mail, телефон.
3. Назначьте роль — для учителя обычно Worker или Teacher.
4. Поставьте статус Активный.
5. Сохраните.
После сохранения система отправит письмо-приглашение работнику на вход через Smart-ID / Mobile-ID (если шаблон worker_invite настроен — см. шаг 8).
Ассистент: создаётся так же, но с ролью Assistant — в расписании можно будет указать его рядом с основным учителем.

5. Направления

Направление — общая область (танцы, фортепиано, шахматы, программирование).

Где: Курсы → Направления.
Как добавить:
1. Создать.
2. Название (на всех поддерживаемых языках).
3. Сохраните.
Зачем: одно направление объединяет несколько специализаций. Например, направление «Танцы» содержит специализации «Балет», «Хип-хоп», «Бальные танцы».

6. Специализации

Специализация — более узкое направление внутри направления. К ней привязываются конкретные курсы (группы).

Где: Курсы → Специализации.
Как добавить:
1. Создать специализацию.
2. Выберите дисциплину (из шага 5).
3. Название, описание.
4. (Опционально) шаблон договора, настройки биллинга по умолчанию — можно задать позже.
5. Сохраните.

7. Курс (группа)

Курс — конкретная группа учеников с расписанием и учителем. Это основная сущность, по которой идёт учёт посещаемости, счета, заявления.

Где: Курсы → Специализации → [ваша специализация] → Создать курс.
Что заполнить при создании:
- Учебный год — важно! Выберите тот же год, что указан в Курсы → Настройки → Год для веб-регистрации, иначе курс не появится в публичной форме.
- Название (на всех языках).
- Даты начала и окончания курса.
- Возрастные рамки (min/max age) — опционально.
- Макс. кол-во студентов, лимит листа ожидания.
- Переключатели Регистрация закрыта, Уведомлять преподавателей, Пробный урок — по необходимости.

После создания курса нужно поочерёдно заполнить вкладки:

7.1 Расписание

Вкладка Расписание курса → Добавить блок.
Для каждого блока: день недели, время начала/окончания, кабинет (из шага 3), учитель (из шага 4), ассистент (опционально).
Сохраните. Без расписания курс не появится в форме регистрации.

7.2 Цена

Вкладка Цены (или Цена).
Добавьте хотя бы один тариф: ежемесячно / ежеквартально / за курс + сумма в евро.
Можно завести несколько тарифов — пользователь выберет при регистрации.
Без цены курс тоже не появится в форме регистрации.

7.3 Шаблон заявления (договор)

Если не настроен дефолтный шаблон заявления — залейте docx через Курсы → Настройки → Шаблоны заявлений и пометьте как По умолчанию.
Без шаблона не получится сгенерировать PDF-договор для подписания.

7.4 Открытие регистрации

Чтобы курс появился в публичной форме:

Переключатель Регистрация закрыта — выключен.
Поле Дата начала регистрации — пустое или уже наступило.
Курс, цена и расписание — заполнены.
Год курса совпадает с Год для веб-регистрации в Курсы → Настройки.

Проверить: откройте публичную ссылку на регистрацию → курс должен быть в выпадающем списке.

Детальный чек-лист «курс не виден» см. в 03-courses.md.

8. Шаблоны писем

Автоматические письма (приглашение работника, уведомление о заявлении, напоминание об оплате) рассылаются по шаблонам. Без шаблона соответствующее письмо не уйдёт.

Где: Уведомления → Шаблоны.
Минимальный набор, который нужно заполнить сразу:
- Общий HTML-шаблон — общее оформление всех писем (шапка, подвал, логотип).
- Приглашение работника (worker_invite) — иначе новые учителя не получат письмо на вход.
- Уведомление плательщика (payer_template_notification) — письмо плательщику о созданном заявлении.
- Уведомление работника (worker_template_notification) — письмо учителю о новом заявлении на курс.
- Оплата счёта (invoice_payment_templates) — подтверждение оплаты / напоминание.
Как редактировать: нажмите на шаблон → отредактируйте текст, используя переменные в квадратных скобках (например, [[STUDENT_NAME]], [[COURSE_NAME]]) → Сохранить. Кнопка Предпросмотр покажет как будет выглядеть.

9. SMTP (сервер исходящей почты)

Без настроенного SMTP ни одно письмо не уйдёт.

Где: Уведомления → Настройки → вкладка SMTP (доступно только системному администратору платформы — обычному пользователю школы пункт не виден).
Что заполнить: host, port, username, password, шифрование (TLS/SSL), e-mail отправителя (from_address), имя отправителя (from_name).
Проверка: кнопка Тест соединения — если сервер ответит OK, SMTP настроен.

10. Уведомления при смене статуса заявления

Когда статус заявления меняется (создано → отправлено → подписано → закрыто), система может автоматически писать плательщику и/или учителю.

Где: Курсы → Настройки → вкладка Автоматизация.
Что настроить:
- Для каких статусов отправлять уведомление плательщику.
- Для каких статусов отправлять уведомление работнику/ассистенту.
- Задержка/напоминания (если заявление долго в статусе «создано» — напомнить через N дней).
Зависит от: шаблонов писем из шага 8 (должны существовать соответствующие шаблоны для каждого события).

11. Настройки биллинга (счета)

Перед выставлением первого счёта нужно настроить как система их нумерует, какой шаблон PDF использует и когда рассылает.

Где: Счета → Настройки счетов.
Что заполнить:
- Шаблон номера счёта (например, [[YYYY]]-[[SEQ]]).
- Шаблон имени PDF файла.
- Режим выставления — за прошлый месяц или за следующий.
- День генерации и час отправки.
- Платёжный шлюз (Montonio и т.д.) — заполняется администратором платформы.
- Шаблон PDF-счёта (docx) — залейте файл и пометьте как основной.
Проверка: Счета → Настройки счетов → под номером примера шаблона нет красных сообщений, PDF-шаблон загружен.

12. Публичные ссылки на регистрацию

Чтобы плательщики могли записываться на курсы с сайта школы — нужна публичная ссылка.

Где: Настройки → Публичные ссылки.
Как создать:
1. Нажмите Создать ссылку.
2. Тип: Регистрация на курсы или Расписание.
3. Метка (для себя, не видна пользователю).
4. Сохранить.
Скопировать сгенерированный URL и/или iframe-код → разместить на сайте школы.
Подробнее: 19-iframe-embed.md.

13. Роли и права

Если в школе несколько администраторов — настройте роли, чтобы каждому дать ровно нужные права.

Где: Настройки → Роли.
Готовые роли: Manager, Worker, Assistant, Student, Payer.
Что можно кастомизировать: внутри каждой роли — список прав (view/edit/delete по каждому модулю).
Рекомендация: Manager — основная рабочая роль администратора школы. Worker — учитель. Assistant — ассистент на курсах. Student и Payer назначаются автоматически при регистрации учеников и плательщиков.

14. Причины отчисления

Справочник используется плательщиком, когда он закрывает заявление через личный кабинет.

Где: Настройки → Настройки → вкладка Причины отчисления.
Что добавить: 3–5 типовых причин на каждом языке организации (нет времени, смена места жительства, потеря интереса и т.п.).

15. Анкета при регистрации (опционально)

Если хотите собирать дополнительные данные с плательщика/студента при подаче заявления (откуда узнали о школе, мед. ограничения, согласия на фото) — настройте анкету.

Где: Учёба → Анкеты.
Создайте дефолтную анкету → добавьте поля (текст, галочка, выпадающий список) → пометьте нужные обязательными.

16. Нерабочие (неучебные) дни

Государственные праздники Эстонии импортируются автоматически при установке. Свои каникулы/выходные добавляйте вручную.

Где: Учёба → Неучебные дни.
Даты каникул → занятия в эти дни автоматически исключаются из расписания и не тарифицируются.

Быстрый чек-лист

Отметьте по мере настройки:

После прохождения всех пунктов система готова к работе: можно принимать регистрации, выставлять счета, вести посещаемость.